Please use this identifier to cite or link to this item: http://hdl.handle.net/20.500.12494/17291
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Title: Implementación del Programa de Gestión Documental en el Consultorio de Desarrollo Empresarial (Cdem)
Author: Moreno Paipilla, Leidy Johanna
Email autor: leidy.morenop@campusucc.edu.co
Issue Date: Nov-2018
Advisor / Validator: Castillo Beltran., Carlos Alberto
Keywords: CDEM
Monitores solidarios
Gestión documental
Gestión de procesos
Programas
Actividades
Manual
Fichas técnicas
Intervención
Resume: El trabajo se realizó teniendo en cuenta los lineamientos que expone el archivo General de la nación y las buenas prácticas de salubridad Archivística contando con la aprobación y los requerimientos que se exigían para realizar el proyecto con el fin de que fuera funcional, práctico y completo para el centro de desarrollo empresarial CDEM. Nos vimos en la tarea de extraer del CDEM el material de trabajo (cd de las tesis de grado) se encontraron tesis de grado presentadas de 2015 al 2018, para optar al derecho de grado como administradores de empresas de la facultad de ciencias económicas y administrativas de la universidad cooperativa de Colombia, teniendo en cuenta la proporción del proyecto en primera fase: crear la plataforma de gestión documental de las tesis de grado del CDEM, se define utilizar ACCESS 2016, primeramente se inició con una investigación adquiriendo conocimiento en la utilización del Office con el fin de que se pudiera trabajar sin problemas dado el peso de los archivos, la estructura, los tipos de formato, y en sí el contenido de la información de los CD respectivamente. Para lograr la entrega de una plataforma de gestión documental que futuramente preste el servicio de almacenamiento de la información de ahí en adelante. Será inicio a la incorporación del material en la plataforma utilizando el método de prueba- error, al no lograr una capacitación y no tener expertos en sistemas de cómputo, se obtiene la estructura de la base de datos que luego después de las tutorías previas se fue adaptando a lo que el CDEM buscaba, con dificultad se logró dinamizar la base de datos con selecciones de respuesta, utilizando la sumatoria, el auto numérico, títulos para los adjuntos se define la estructura y se da inicio a la incorporación de 250 tesis de grado logrando dos por hora ya que algunos archivos que contenía el cd se convirtieron a PDF para evitar errores en la plataforma, luego de aprender empíricamente y en el desarrollo de la práctica se requiere empezar a desarrollar el informe para consolidar paso a paso todo el proceso incluyendo el sortear todas las dificultades que se presentan durante el proyecto. Comenzando la creación del manual de gestión documental del CDEM donde se especifica el paso a paso de la base de datos celda por celda con el fin de darle un orden coherente e idóneo de trabajo para el uso correcto de la plataforma a quien lo requiera en su momento. Al realizarse una evaluación previa del proyecto, el tutor Carlos castillo y el director del CDEM John Alexander Alvares, intervienen para solicitarnos una plataforma más funcional que pueda arrojar datos estadísticos, hay se da inicio a otra parte de la investigación y utilizando el método de prueba se llega a la conclusión que Access 2016 no tiene las características para trabajar estadísticos por ende se requiere condicionar la tabla base de datos en Access, por medio de una macro para optimizar la transferencia de información a Excel ya que este programa de Office sí cuenta con las características para arrojar datos estadísticos. Aparte se requiere una codificación para cada cd manejando las técnicas de archivo para almacenar documentos tecnológicos como lo son y los CD y DVD, en un espacio asignado ubicado en la facultad de ciencias económicas administrativas de la universidad coo erativa de Colombia, ubicada en la avenida caracas # 37-20
Abstract: The work was carried out taking into account the guidelines set out in the General file of the nation and the good practices of Archival Health with the approval and requirements that were required to carry out the project in order to be functional, practical and complete for CDEM business development center. We saw ourselves in the task of extracting from the CDEM the work material (cd of the theses of degree) found thesis of degree presented from 2015 to 2018, to apply for the right of degree as administrators of companies of the faculty of economic and administrative sciences of the cooperative university of Colombia, taking into account the proportion of the project in the first phase: creating the documentary management platform of the theses of the CDEM, it is defined using ACCESS 2016, first it started with a research acquiring knowledge in the use of the Office in order that it could work without problems given the weight of the files, the structure, the types of format, and in itself the content of the information of the CD respectively. To achieve the delivery of a document management platform that will provide the information storage service from then on. It will be the beginning of the incorporation of the material in the platform using the trialerror method, by not achieving training and not having experts in computer systems, the structure of the database is obtained, which after the previous tutorials was adapting to what the CDEM was looking for, with difficulty it was possible to dynamize the database with response selections, using the summation, the numerical auto, titles for the adjuncts, the structure is defined and the incorporation of 250 degree theses is started achieving two per hour since some files containing the CD were converted to PDF to avoid errors in the platform, after learning empirically and in the development of the practice it is necessary to start developing the report to consolidate step by step the whole process including the raffle of all the difficulties that arise during the project. Starting the creation of the documentary management manual of the CDEM where the step by step of the database is specified cell by cell in order to give a coherent and suitable order of work for the correct use of the platform to those who require it in their moment. When a previous evaluation of the projecž is made, the tutor Carlos Castillo and the director of the CDEM John Alexander Alvares, intervene to ask us for a more functional platform that can yield statistical data, another part of the investigation is started and using the test method it is concluded that Access 2016 does not have the characteristics to work statistical therefore it is required to condition the database table in Access, by means of a macro to optimize the transfer of information to Excel since this Office program does have the characteristics to yield statistical data. Apart coding is required for each CD handling the archiving techniques to store technological documents such as CDs and DVDs, in an assigned space located in the faculty of economic and administrative sciences of the cooperative university of Colombia, located on the avenue Caracas # 37-20
Table Of Contents: Implementación del programa de gestión documental en el consultorio De desarrollo empresarial (cdem). -- Dedicatoria. -- Agradecimientos. -- Tabla de contenido. -- Lista de tablas. -- Lista de Figuras. -- Descripción de la Organización. -- Resumen. -- Justificación. -- Objetivos del Proyecto. -- Objetivo General. -- Objetivos Específicos. -- Marco Teórico. -- Normatividad. -- Desarrollo del Proyecto. -- El Producto. -- Manual o instructivo. -- Impacto en la Organización. -- Plan de Acción. -- Cronograma del Proyecto. -- Conclusiones. -- Recomendaciones. -- Recomendaciones para la Retroalimentación de la Base de Datos. -- administración. -- captura. -- Recomendaciones para el Programa Académico. -- Referencias Bibliográficas. --
Program: Administración de Empresas
Headquarters: Bogotá
Type: Trabajos de grado - Pregrado
Citation: Moreno Paipilla, L. J. (2018). Implementación Del Programa De Gestión Documental En El Consultorio De Desarrollo Empresarial (Cdem). (Tesis de Pregrado). Universidad Cooperativa de Colombia. Bogotá. Recuperado de: http://hdl.handle.net/20.500.12494/17291
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