Publicación: Apoyo al sistema de gestión documental y organización de procesos del departamento administrativo y financiero de la dirección de impuestos y aduanas nacionales Dian seccional Barrancabermeja
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Filiación Institucional
Universidad Cooperativa de Colombia, Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables, Administración de Empresas, Barrancabermeja
Tipo de Material
Fecha
2017-06-02
Cita bibliográfica
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Descripción general
Las organizaciones han tenido que implementar diversas herramientas, que les permiten mantenerse a la vanguardia frente a las exigencias del mercado actual, las cuales van desde reestructuraciones hasta la implementación de mecanismos de evaluación, mejoramiento y su respectivo seguimiento.
Una parte de suma importancia en las organizaciones, es el Sistema de Gestión Documental, que tiene como objetivo principal agrupar operaciones y técnicas de la gestión administrativa, facilitan la coordinación y control de las funciones específicas que afectan la creación, recepción, ubicación, acceso y preservación de los documentos y su protección. La integración de los procesos y controles documentales en los procesos de trabajo son el eje principal de un modelo de gestión de documentos, dado que disminuye: el tiempo de localización y recuperación de los documentos, espacio físico de almacenamiento, y agiliza la atención al cliente.
Para llevar a cabo el mejoramiento de los procesos en la organización, específicamente en las actividades del sistema de gestión documental, se ha requerido metodologías administrativas gerenciales que favorezcan la efectividad frente a las necesidades de dicho sistema, dentro de las cuales se encuentra la auditoría de gestión de documentos, que tiene como fin identificar fortalezas, debilidades, oportunidades, amenazas, y así establecer planes de mejoramiento basados en acciones correctivas y/o preventivas. Es así como, en el Departamento Administrativo y Financiero de la Dirección de Impuestos
y Aduanas Nacionales DIAN, seccional Barrancabermeja, se ha llevado a cabo un trabajo con el
fin de evidenciar la situación actual de la gestión de documentos como soporte fundamental para
confirmar la necesidad de implementar las estrategias necesarias y poner en marcha un plan de
acción que garantice la disponibilidad de la información y los documentos en la entidad.
Como objetivo de la práctica se enfatizó en apoyar el Departamento Administrativo y Financiero
cumpliendo las respectivas funciones con los certificados de entrega, actos de vueltos y
correspondencia, así mismo creando una base de datos con las guías para tener un control interno
y optimizar el trabajo. El presente informe contiene la metodología utilizada, la fundamentación teórica que se tuvo en cuenta como soporte, el Plan de Acción y los resultados arrojados. En el desarrollo de la práctica se desempeñaron diversas labores con los certificados de entrega y devoluciones, con la función de descargar en el sistema “Notificar”; lo cual permite enviar dicha información a las diferentes áreas en la Dirección de Impuestos y Aduanas Naciones de Barrancabermeja teniendo en cuenta las fechas estipuladas para cada proceso y así contribuir con el buen funcionamiento de la entidad pública.