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Title: Definición de procesos y diseño de procesamientos como herramienta de control en el área financiera del departamento de policía Urabá.
Author: Vásquez Quintero, Luz Edilian
Callejas García, Luz Adriana
Issue Date: 19-Sep-2006
Advisor / Validator: Rojas, Sandra Isabel
Sánchez, Rodriguez Javier
Keywords: Control financiero
Control interno
Procesos administrativos
Policía (Urabá)
Gestión por procesos
Administración pública
Description: El Mando Institucional de la Dirección General de la Policía Nacional, siguiendo las directrices de modernización de las entidades del estado, ha visto la necesidad de implementar guías de acción con el objeto de lograr y establecer en el corto plazo directrices y parámetros claros frente al desarrollo del control interno en el país. En Colombia la gerencia de las organizaciones públicas requiere de un mejor y proactivo aseguramiento del desarrollo del control y en especial de la detección de problemas potenciales. Ello implica la difusión de la responsabilidad a todos los individuos de la organización para la prevención de riesgos y para evitar el azar en la actuación administrativa. Esto requiere de una alta y clara comunicación entre los funcionarios, así como el aseguramiento de una adecuada coordinación, y lo más importante, la responsabilidad y el compromiso de todos. La Policía Nacional como entidad pública no es apática a esa nueva forma de vida empresarial en la que con la colaboración y compromiso de todos se puede lograr el objetivo de diseñar, aplicar y establecer con éxito, eficientes y confiables sistemas de procesos y procedimientos que sirven como herramienta de control en cada una de las dependencias del área financiera de la organización: Contabilidad, Presupuesto y Tesorería. Este trabajo se presenta a consideración de los interesados tanto al interior como al exterior de la Policía Nacional, como herramienta soporte que puede influir positivamente para revertir las fallas que se presentan actualmente en la toma de decisiones con respecto a la política de la entidad: fallas en el diseño de costos en comparación con los beneficios, fracasos en el control por causa de las personas que se unen para burlar los controles o simplemente errores de los diferentes funcionarios de la organización. El mismo contiene la definición y diseño claramente establecido de cada uno de los procesos y procedimientos que en las dependencias de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería, han de servir como herramienta de control Interno dentro del área financiera del Departamento de Policía de Urabá. Los procesos y procedimientos están concebidos para dar una seguridad razonable, en relación con los logros de los objetivos previamente establecidos en los siguientes aspectos básicos del Departamento de Policía Urabá: Efectividad y eficiencia de las operaciones; confiabilidad e integridad de los reportes financieros y cumplimiento de leyes, normas y regulaciones que enmarcan la actuación administrativa en la perspectiva de aportar al desarrollo gerencial que pretende tener la Policía Nacional en nuestra región y en el país.
Abstract: La ausencia de una estructura de procesos y procedimientos plenamente identificados, así como de mecanismos de control, evaluación y valoración de riesgos y amenazas en el área financiera del Departamento de Policía Urabá, bajo una concepción de control interno, autocontrol y evaluación de la gestión pública, se constituyó en el problema objeto de la práctica que da origen al presente trabajo. La práctica se realizó en el Departamento de Policía Urabá, asentado en el Municipio de Apartadó -Antioquia-. Entre los meses de octubre de 2003 y junio de 2004, Veinte (20) procesos y cuarenta (40) procedimientos, de las dependencias Tesorería, Presupuesto y Contabilidad que conforman el área financiera de dicha entidad, fueron objeto de descripción y definición, con el fin de aportar a la constitución de un sistema de control interno que garantice una vigilancia continua a todas las operaciones de dicha área. El presente trabajo incorpora la definición por dependencia de los distintos procesos, la descripción de los procedimientos y actividades que lo constituyen, así como las responsabilidades y funciones que corresponden a cada uno de ellos. Igualmente, los cuadros descriptivos y los diagramas que sirven para ilustrar y comprender mejor la dinámica que comporta cada proceso y los puntos de control establecidos. Con todo ello, se pretende garantizar una vigilancia continua a todas las operaciones del área financiera del Departamento de Policía Urabá, que redunden en el mejoramiento de la gestión, administrativa, financiera y jurídica de la Institución.
Table Of Contents: 1. Planteamiento del problema 17 2. Delimitación 19 2.1 Espacial 19 2.2 Temporal 19 3. Justificación 20 4. Objetivos....... 21 4.1 Objetivo general 21 4.2 Objetivos específicos 21 5. Marco de referencia 22 5.1 Marco de referencia contextual 22 5.2 Marco de referencia legal 24 5.3 Marco de referencia conceptual y teórico 25 5.3.1 Acerca de la organización. 25 5.3.2 El proceso de planeación. 27 5.3.3 Sobre los procedimientos 28 5.3.4 Procesos 30 5.3.5 Puntos de control 31 5.3.6 Diseño de controles 33 5.3.7 Diseño de indicadores 34 5.3.8 Mecanismos de verificación y evaluación 35 6. Diseño metodológico 36 6.1 Tipo de estudio 36 6.2 Metodología de estudio 36 6.3 Técnicas para la recolección de la información 37 6.3.1 La observación participante y registro estructurado de observación: 37 6.3.2 Entrevista individual estructurada: 37 7. Población y muestra 38 7.1.1 Estructura de procesos y siglas 40 7.1.2 Subprocesos documentos área financiera 40 8. Estructura de procesos y procedimientos del área financiera 42 8.1 Plan de compras y servicios. 42 Proceso de elaboración certificado disponibilidad presupuestal (cdp) 45 Proceso de elaboración registro presupuestal 47 Proceso de elaboración de la orden de pago 50 Proceso de elaboración informe sistema integrado de información Financiera (siif) 53 Proceso de elaboración informe de austeridad y eficiencia del gasto Público 55 Proceso de elaboración informe de ejecución mensual y acumulado de Gastos 57 Proceso de elaboración informe de reservas presupuestales 60 Proceso solicitud de recursos de la nación (cun) 63 Proceso de ingresos recursos de la nacion 65 Proceso de ingresos fondos especiales 67 Proceso de pago obligaciones gastos de personal 69 Proceso de pago obligaciones gastos generales 72 Proceso de pago acreedores varios 75 Proceso de pago obligaciones tributarias 77 Proceso elaboración informe cuentas por pagar 79 Proceso recepción de la información contable 82 Proceso revisión y registro contable 85 Proceso elaboración conciliaciones bancarias 90 Proceso elaboración de ajustes 92 Proceso elaboración notas a los estados financieros 95 8.2 Otros y control ejecución presupuestal 97 8.2.1 Libro registro de ingresos 97 8.2.2 Libro registro de apropiaciones, compromisos, obligaciones y pagos 102 8.2.3 Libro registro de cuentas por pagar 108 8.2.4 Libro registro de reservas presupuestales. 111 8.3 Matriz de riesgos 115 9. Conclusiones 121 10. Recomendaciones 125 Bibliografía 127 Anexo..................128
Program: Contaduría Pública
Headquarters: Medellín
Publisher: Universidad Cooperativa de Colombia, Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables, Contaduría Pública, Medellín y Envigado
Type: Trabajos de grado - Pregrado
Citation: Vásquez Quintero, L. E. & Callejas GarcíaL. A. (2006). Definición de procesos y diseño de procesamientos como herramienta de control en el área financiera del departamento de policía Urabá. (Tesis no publicada). Universidad Cooperativa de Colombia. Medellín, Colombia
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