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Title: Definición de procesos y diseño de procedimientos como herramienta de control en el almacén de intendencia y almacén de armamento de la policía Urabá.
Author: Ledesma González, Viladis
Campuzano Uribe, Marcela
Issue Date: 30-Aug-2006
Advisor / Validator: García Borja, Vilma
Peláez Ruíz, Carlos Alberto
Ruíz Henao, Oscar Darío
Keywords: Policía
Documentación de procesos
Normatividad
Almacenes
Manual de procedimientos
Urabá (Antioquia)
Description: En Colombia, la gerencia de las entidades públicas demanda ciertos procesos de control permanente de cada uno de los procedimientos, para la propensión de resultados, que garanticen el funcionamiento adecuado de las distintas actividades positivas, para lo cual, en cada institución, los procedimientos y el control son el eje o punto de equilibrio del desarrollo de cada proyecto, entidad estatal o pública, lo que implica la difusión de la responsabilidad a todos los individuos de la entidad, para la prevención de riesgos y para evitar el azar en la actuación administrativa. Esto requiere de una alta y clara comunicación entre los funcionarios, así como el aseguramiento de una adecuada coordinación, y lo más importante, la responsabilidad y el compromiso de todos, en los resultados positivos. De esta forma, el mando Institucional de la Dirección General de La Policía Nacional, siguiendo las directrices de modernización de las entidades del estado, ha visto la necesidad de implementar guías de acción, con el objeto de lograr establecer en el corto plazo parámetros claros frente al desarrollo del control interno en el país, que lleve a propender mayor eficiencia en el desarrollo de los procesos. Igualmente, la policía de la seccional Urabá, en su efecto de funcionalidad, contiene en el área Administrativa y Financiera, en calidad de bienes, el Almacén de Intendencia y Armamento, los cuales son los encargados de almacenar y distribuir tanto los bienes materiales, como de guerra, dispuesto, para la fuerza operacional de la institución.
Abstract: La Dirección Administrativa de Presupuesto y Bienes de la Policía Nacional ha estipulado uno a uno los parámetros para un adecuado funcionamiento del Almacén de Intendencia y Armamento. A su vez el almacenamiento y al distribución de los elementos y armamento son la herramienta efectiva de cada Almacén de la Policía Nacional para proveer bienes y servicios internos a corto plazo, tanto a las dependencias como a las estaciones. En el manual de administración del material de guerra de la policía nacional esta diseñado para dar cumplimiento a cada una de las normas, procesos y procedimientos respectivos acerca del abastecimiento, entrada, salida y baja de cada elementos como su aprovisionamiento con relación a las armas, además el funcionamiento de cada proceso que se debe llevar a cabo para un cumplimiento adecuado a cada proceso institucional. La efectividad de los procedimientos guarda relación directa con el desarrollo de los planes, metas y objetivos, y con la estructura orgánica de la entidad. No puede darse un esquema de organización y establecimiento de los planes sin que se contemple el cómo materializarlas. Pero es aquí donde muchas entidades públicas han encontrado su mayor dificultad, esto en razón de que cada entidad, y aún siendo más específicos cada dependencia, tiene una manera particular de ejecutar sus labores. La ausencia de una estructura de procesos y procedimientos plenamente identificados, así como de mecanismos de control, evaluación y valoración de riesgos y amenazas del almacén de intendencia y armamento del Departamento de Policía Urabá, bajo una concepción de autocontrol y eficiencia procesal y procedimental, de la gestión pública, se constituyó en el problema objeto de la práctica que da origen al presente trabajo. La práctica se realizó en el Departamento de Policía Urabá, asentado en el Municipio de Apartadó -Antioquia-. Entre los meses de Enero de 2005 y Octubre de 2005, tres procesos (3) y treinta y ocho procedimientos (38), del almacén de intendencia que conforman el área financiera y de presupuesto de dicha entidad, fueron objeto de descripción y definición, con el fin de aportar a la constitución de sistema procedimental de abastecimiento y manejo de almacenes que garantice una eficacia y eficiencia continua de las operaciones de dicha área.
Table Of Contents: Glosario……………………………………………………………....... xi Resumen ejecutivo…………………………………………............ xiii Introducción……………………………………………………......... 14 2. Planteamiento del problema……………………........... 16 2.1 Descripción del problema……………………………………........ 16 3. Delimitación……………………………………………............ 18 3.1 Delimitación Espacial………………………………………........... 18 3.2 Delimitación Temporal………………………………………......... 18 4. Justificación…………………………………………………… 19 5. Objetivos ……………………………………………………….. 21 5.1 Objetivo General…………………………………………………… 21 5.2 Objetivos Específicos……………………………………………... 21 6. Marco referencial……………………………………….... 23 6.1 Marco histórico……………………………………………... 23 6.2 Marco teórico………………………………………………... 26 6.2.1 Bases Teóricas Generalizadas…………………………………… 26 6.2.1.1 Los procesos……………………………………………………... 26 6.2.1.2 La planeación…………………………………………………….. 29 6.2.1.3 Los procedimientos………………………………………………. 30 6.2.2 Los puntos de control………………………………………………. 31 6.2.3 La programación presupuestal……………………………………. 32 6.2.4 El presupuesto……………………………………………………… 32 6.2.5 El diseño de controles…………………………………………….... 33 6.2.6 El control de operaciones…………………………………………... 33 6.2.7 El control de resultados…………………………………………….. 34 6.2.8 Los indicadores……………………………………………………… 34 6.2.9.3 Medidas De Seguridad…………………………………………….. 36 6.2.9.4 Cuenta Fiscal……………………………………………………...... 39 6.2.9.5 Inventarios…………………………………………………………... 40 6.2.9.6 Dotaciones…………………………………………………………... 40 6.2.9.7 Sistematización……………………………………………………... 41 6.3 Marco jurídico legal……………………………………………... 43 7. Diseño metodológico…………………………………………...... 48 7.1 Tipo de Estudio .........………………………………………………….... 48 7.2 Metodología para el estudio........………………………………….. ... 48 7.3 Técnicas Utilizadas Para la Recolección de la Información………… 48 7.4 Población y Muestra ........................................................................... 50 7.5 Cronograma de actividades................................................................. 51 8. Diagnostico....................................................................................52 9. Flujograma departamento policía de Urabá...................53 10. Concepto sobre almacén de intendencia y almacén de armamento.............…………………............... ...... 55 10.1 Clase de almacenes……………………………………………. 56 10.1.1 Especialización De Almacenes O Bodegas Por Elementos……... 56 10.1.2 Definición Y Clasificación De Elementos. De Almacén………………………………………………………….... 57 10.1.2.1 Elementos De Consumo Sin Control………………………………58 10.1.2.2 Elementos de consumo con control……………………………....59 10.1.2.3 Clasificación de los elementos devolutivos……………………....59 10.1.2.4 Elementos devolutivos reparables………………………………...60 10.1.2.5 Elementos activos fijos……………………………………………..60 10.1.2.6 Bienes inmuebles…………………………………………………....61 10.2 Conceptualización de procesos…………………………...62 10.2.1 Entrada De Almacén…………………………………………............62 10.2.1.1. Almacén de armamento…………………………………….. 65 10.2.1.2 Definición y clasificación de armas de fuego……………………..................................................... 66 10.2.1.3 Definición…………………………………………………………. 66 10.2.1.4 Definición de armas de fuego………………………………….. 66 10.2.1.5 Clasificación……………………………………………………… 66 10.2.1.6 Según la clase…………………………………………………. 69 10.2.1.7 Repuestos………………………………………………………... 70 10.2.1.8 Accesorios………………………………………………………… 71 10.2.2 Salida de almacén…………………………………………….......... 72 10.2.3 Tarjeta kárdex………………………………………………............ 73 10.2.4 Proceso de baja de elementos…………………………............... 74 11 Mapa de procesos y subprocesos área de almacén de intendencia y armamento de la policía urabá………….……… …………………………………. 76 11.1 Estructura de procesos y siglas………………………………………. 78 11.2 Flujogramas de documentos Área de Almacén de Intendencia y Armamento………………………………………………………….….. 80 Plan de compras o adquisición de bienes…………… 81 Proceso de entrada de almacén……………………….. 84 Proceso de orden de entrada…………………………… 86 Entradas por compras………………………………….. ……….. ... 89 Entrada por compensación………………………………………..... 91 Entrada por remesa………………………………………………….. 93 Entradas por devolución de elementos o bienes………………….. 95 Entrada por llegada de elementos sin documentación.................. 97 Entrada por nacimiento de semovientes………………………….. 99 Proceso de tarjeta de kárdex………………………….… 101 Proceso de prueba selectiva bienes en Depósito y servicios................................ ..... ………………. 104 proceso rendición de listados físicos a 31 de dic….106 almacenamiento de elementos. Clasificación, Codificación, Ubicación....................................................................108 Control Físico de Inventarios...........................................................110 Proceso de baja de elementos de almacén………… ..112 Proceso de baja de bienes inservibles por uso................................115 Sacrificio de semovientes en malas condiciones.............................117 proceso de prueba selectiva de bienes en depósito y servicio. Salidas por merma, rotura, desuso o vencimiento………………… ......................................... 119 proceso de salida de almacén……………………………. 122 proceso de orden de salida……………………………….. 124 proceso de legalización de salida de bienes………. 126 proceso de salida por suministros de elementos..128 proceso de salida por suministros para producción o reconstrucción……………………………130 Salida por pérdida de bienes…………………………………………132 Salida por cesión de bienes…………………………………………...134 proceso de traslado de bienes……………………………136 proceso de control devolutivos……………………… . 138 proceso de prueba selectiva de bienes en deposito y servicio.......140 proceso de rendición de listados al 31 de dic…… ..142 proceso ingreso de material de guerra………………144 Ingreso por compra………………………………………………… 147 Ingreso por Recuperación…………………………………………….149 Ingreso por Traspaso…………………………………………………152 Ingreso por Donación…………………………………………………154 Ingreso por Acto administrativo de autoridad competente……… 156 Proceso de remesa en el almacén de armamento.........................158 proceso de egreso de material de guerra………… 161 Salida por suministros………………………………………………… 163 Salida por consumo de municiones, gases y explosivos…………… 165 Salida por Remesas…………………………………………………… 168 Salida por pérdida o daño………………………………………………. 170 Salida por material inservible………………………………………….. 173 Salida por destrucción………………………………………………… 175 12. Matriz de riesgos……………………………………………............. 177 Conclusiones………………………………………………………………. 179 Recomendaciones………………………………………………………… 181 Bibliografía…………………………………………………………………. 183
Program: Contaduría Pública
Headquarters: Medellín
Publisher: Universidad Cooperativa de Colombia, Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables, Contaduría Pública, Medellín y Envigado
Type: Trabajos de grado - Pregrado
Citation: Ledesma González, V. & Campuzano Uribe, M. (2006). Definición de procesos y diseño de procedimientos como herramienta de control en el almacén de intendencia y almacén de armamento de la policía Urabá. (Tesis no publicada). Universidad Cooperativa de Colombia. Medellín, Colombia
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