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Title: Diseño y estructuración de procesos y procedimientos administrativos en el área de contratación del departamento de policía Urabá.
Author: Marín Calle, Carlos Augusto
Vergara Montes, Nini Yojana
Issue Date: 30-Aug-2006
Advisor / Validator: García Borja, Vilma
Peláez Ruíz, Carlos Alberto
Ruíz, Oscar Dario
Keywords: Gestión por procesos
Tipos de contratos
Urabá (Antioquia)
Policía
Contratación estatal
Manual de procedimientos
Description: Los organismos públicos y estatales tienen la posibilidad de aplicar sus recursos humanos, técnicos y administrativos al desarrollo de sus objetivos misionales, a la vez de presentar mecanismos que traten de mejorar un proceso o implementar un sistema para la consecución de servicios y bienes, que satisfagan sus necesidades. Un elemento que condiciona la gestión de los organismos estatales es la limitación de los recursos públicos. Por ello, principios como el de eficiencia, eficacia y economía son imperativos en la gestión de las entidades públicas. Más aún en contextos como el Colombiano, en donde existen claras manifestaciones de una honda problemática en la administración del estado. La más evidente es el creciente déficit fiscal y, aun más de fondo, el deficiente desempeño en sectores vitales para un Estado Social de Derecho como el Colombiano. Varias reformas que han buscado hacer frente a este último problema han hecho énfasis en medidas de tipo normativo y estructural. Sin embargo, todavía se requiere estimular en las entidades estatales cambios en la cultura organizacional que propicien un uso eficiente y eficaz de los recursos públicos. Por esto la calidad en la provisión de bienes y servicios públicos por parte del Estado en nombre de la Policía Nacional tiene un impacto directo sobre el nivel de vida de los ciudadanos. A su vez, la efectividad del desempeño de las entidades públicas está determinada por su capacidad para responder tanto a los desafíos cambiantes de un entorno más competitivo como a las necesidades y demandas de una ciudadanía cada día mejor informada y más exigente. Por ello, la calidad y eficiencia de la gestión de las entidades públicas debe ser una búsqueda permanente. En la actualidad, para la programación de adquisición y Contratación de servicios, se deben considerar aspectos determinantes tales como las necesidades reales establecidas con base en los usuarios del servicio, localización de la unidad, capacidad instalada, consumos promedios, demanda atendida, frecuencia de uso de los servicios; y los programas a atender. En este sentido, el anteproyecto debe considerarse como un primer intento de innovación a los responsables de la gestión administrativa de Contratación del Departamento de Policía Urabá y demás procesos alternos, para que se reconozcan las bondades de la nueva ley estatutaria de Contratación; como una forma de vida empresarial en que con la colaboración y compromiso de todos, se logre el objetivo de diseñar, aplicar y establecer con éxito, eficientes y confiables sistemas de procesos y procedimientos de Contratación en cada una de las dependencias de las áreas que se requieran. Con la estructuración de los procesos de Contratación se espera contar con la confiabilidad e integridad de la información, el cumplimiento de políticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones, que den por establecido el nivel de cumplimiento de la Contratación, además el uso eficiente y económico de los recursos, finalmente el cumplimiento de objetivos establecidos, metas de operaciones y programas. Lo importante es que la decisión sobre el mejor camino para mejorar los procesos y los procedimientos deberá ser el resultado de varias consideraciones rigurosas, basadas en estudios y evidencias claras sobre la situación y capacidad de la entidad para contratar, de ellos dependerá el éxito o fracasos en estos procesos.
Abstract: Dentro la autonomía de voluntad que tiene el Departamento de Policía Urabá para contratar, es necesario precisar que como función administrativa que ejerce, constituye una función regulada, lo que significa que deba someterse estrictamente a las estipulaciones legales sobre el particular, para la búsqueda del logro de las finalidades estatales mencionadas. Por consiguiente, el grado de autonomía que tiene la autoridad administrativa se ve ostensiblemente limitado frente a las reglas del derecho público, en materia de contratación. La ausencia de una estructura de procesos y procedimientos plenamente identificados, así como de mecanismos de control, evaluación, valoración de riesgos y amenazas en la unidad de contratación del área financiera del Departamento de Policía Urabá, bajo una concepción de autocontrol, eficiencia procesal y procedimental de la gestión pública, se constituyó en el problema objeto de la práctica que da origen al presente trabajo. La práctica empresarial se realizó en el Departamento de Policía Urabá, entre los meses de Enero y Octubre de 2005, estructurando los cuatro procesos (4) y veintisiete (27) procedimientos, los cuales integran la dependencia de contratación que conforman el área financiera de dicha entidad, con el fin de aportar un diseño y una estructura a estos procesos y procedimientos del área de contratación que garantice una eficacia y eficiencia continua de las operaciones de dicha dependencia.
Table Of Contents: Introducción…………………………………………………………………… 19 2. Planteamiento del problema………………………………………… 22 2.1 Descripción del problema……………………………………………. 22 3 Delimitación…………………………………………………………………. 24 3.1 Espacial………………………………………………………………………… 24 3.2 Temporal……………………………………………………………………….. 24 4. Justificación………………………………………………………………… 25 5. Objetivos………………………………………………………………………. 27 5.1 Objetivo general………………………………………………………… 27 5.2 Objetivos específicos…………………………………………………. 27 6. Marcos de referencia…………………………………………………… 28 6.1 Marco histórico………………………………………………………… 28 6.2 Marco teórico…………………………………………………………… 31 6.2.1 Los procesos………………………………………………………….. 32 6.2.2 Los procedimientos…………………………………………………. 33 6.2.3 Estatuto de contratación estatal………………………….. 34 6.2.4 Principios de la contratación estatal…………………….. 34 6.2.5 Los indicadores……………………………………………………….. 34 6.2.6 Licitación pública……………………………………………………. 35 6.2.7 Concurso público…………………………………………………….. 35 6.2.8 Contratación directa……………………………………………… 36 6.2.9 Mecanismos de verificación y evaluación…………………. 37 6.3 Marco jurídico legal………………………………………………… 38 7. Diseño metodológico………………………………………………….. 40 7.1 Tipo de estudio…………………………………………………………… 40 7.2 Población y muestra………………………………………………… 40 7.3 Técnicas para la recolección de la información……… 41 7.3.1 La observación participante y registro estructurado de observación.. 41 7.3.2 Entrevista individual estructurada……………………………………… 41 7.3.3 Análisis Documental o revisión de la literatura………………………... 41 7.4 Metodología de estudio………………………………………….. 42 7.4.1 La deducción……………………………………………………………… 42 7.4.2 El análisis………………………………………………………………….. 42 7.4.3 La inducción………………………………………………………………. 43 7.4.4 La síntesis………………………………………………………………… 43 7.5 Procedimiento para el análisis de la información…….. 43 7.6 Cronograma de actividades en la ejecución la práctica empresarial……………………………………………… 45 7.7 Mapa de procedimientos del área de contratación del la policía urabá. 46 7.8 Estructura de procesos, procedimientos y siglas…... 47 7.9 Flujograma de documentos área de contratación departamento de policía urabá………………………………… 49 7.10 Mapa orgánico de policía del departamento de urabá y diagrama de cargos grupo de contratación……………. 50 8. Conceptualización de procesos y procedimientos del área de contratación departamento administrativo y financiero……………………………………… 51 8.1 Proceso presupuestal……………………………………………… 53 8.2 La licitación contractual………………………………………… 54 8.3 Clases de contratos……………………………………………….. 55 8.3.1 Contrato de obra …………………………………………………………. 55 8.3.2 Contrato de consultoría…………………………………………………… 55 8.3.3 Contrato de prestación de servicios……………………………………. 56 8.4 Tipos de contratos………………………………………………….. 56 8.4.1 Contratación Directa…………………………………………………….. 56 8.4.1.1 Contratación directa de 0 a 100 mlx (menor cuantía)…… 58 8.4.1.2 Valores contratación directa menor cuantía………. 59 8.4.2 Contratación directa de mayor cuantía………..……… 59 8.4.2.1 Información básica en órdenes directas………………. 60 8.4.3 Valores para contratación de formalidades plenas.. 61 8.5 Forma del contrato…………………………………………………… 61 8.6 Contenido del contrato…………………………………………… 62 8.7 Aspectos generales de la contratación…………………… 64 8.7.1 Aspectos generales de la Contratación (1)…………………………….. 64 8.7.2 Aspectos generales de la Contratación (2)……………………………. 64 8.7.3 Aspectos generales de la Contratación (3)……………………………… 65 8.7.4 Aspectos generales de la Contratación (4)……………………………… 65 8.7.5 Consulta del mercado……………………………………………………… 65 8.8 Perfeccionamiento del contrato……………………………… 66 8.9 Ejecución de los contratos……………………………………… 66 8.10 Liquidación de los contratos……………………………………. 66 8.11 Adquisición de bienes y servicios………………………………. 67 8.12 Agrupación de bienes y/o servicios definir el proceso contractual a seguir en función de la cuantía…………. 68 8.13 Asignación del periodo de tiempo……………………………... 69 8.14 Controles en la contratación…………………………………. 69 9. Estructura de procesos y procedimientos del área de contratación……………………………………………... 70 9.1 Procesos y procedimientos de racionalización de trámites……………………………………………………………….. 70 9.1.1 Verificación…………………………………………………………….. 70 Procedimiento de racionalización de trámites………………………….. 71 proceso de la licitación contractual Procedimiento de analizar requerimientos………………………………. 74 Procedimiento realizar tramite presupuestal………………………. …… 77 Procedimiento elaborar pliego de condiciones………………………. 80 Procedimiento de avisar e informar…............................................... 84 Procedimiento ordenar apertura de la licitación……… ……………. 86 Procedimiento de dar apertura y cierre a la licitación……………… 88 Procedimiento de evaluar ofertas……………………………………. 92 Procedimiento de definir licitación……………………………………. 95 procesos contratación directa de menor cuantía Procedimiento Analizar requerimiento……………………………….. 98 Procedimiento |Realizar tramite presupuestal………………… ….. 100 Procedimiento Solicitar cotizaciones…………………………………. 102 Procedimiento Comparativo de cotizaciones………………………… 104 Procedimiento Elaborar y legalizar contrato…………………………. 106 Procedimiento Tramitar al supervisor, contratista almacén correspondiente….. 109 Procedimiento Verificación y ejecución… 111 Procedimiento Liquidar contrato………… 113 proceso de contratación mayor cuantía Procedimiento analizar requerimiento…. 115 Procedimiento realizar tramite presupuestal…… 117 Procedimiento elaborar invitación a cotizar…. 120 Procedimiento informar y avisar……..... 123 Procedimiento dar apertura y cierre a la invitación a cotizar……… 125 Procedimiento evaluación de ofertas……… 129 Procedimiento definir invitación a cotizar……… 133 Procedimiento elaborar y legalizar contrato…… 136 Procedimiento tramitar al supervisor, contratista almacén correspondiente………… 139 Procedimiento verificar ejecución…… 141 Procedimiento liquidar contrato……….. 143 10. Mapa de riesgo de procesos y procedimientos…………… 145 Conclusiones……………………… 153 Recomendaciones………… 155 Bibliografía………………. 157 Anexos………………………………. 159
Program: Contaduría Pública
Headquarters: Medellín
Publisher: Universidad Cooperativa de Colombia, Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables, Contaduría Pública, Medellín y Envigado
Type: Trabajos de grado - Pregrado
Citation: Marín Calle, C. A & Vergara Montes, N. Y. (2006).Diseño y estructuración de procesos y procedimientos administrativos en el área de contratación del departamento de policía Urabá. (Tesis no publicada). Universidad Cooperativa de Colombia. Medellín, Colombia
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