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Title: Evaluación y diseño del sistema de control interno para inventarios supermercados boom s.a.
Author: López Ríos, David Alejandro
Issue Date: 26-Sep-2005
Advisor / Validator: Hurtado, Carlos Fernando
Garro Arango, Alonso
Keywords: Supermercado boom s.a. (Medellín, ant.)
Control de inventarios
Manuales de funciones
Inventarios
Control interno
Supermercados
Description: Implementar un sistema de control interno para inventarios dentro del Supermercado BOOM S.A., es importante para las aspiraciones de tener un manejo y control de todos los aspectos y conceptos relacionados con la operación de las existencias, de las actividades que conllevan a la manipulación de los mismos y la seguridad de cada producto en cada uno de las bodegas desde que se recibe hasta que se vende. El estudio se origina por la necesidad de tener un sistema que evalúe, controle y minimice los riesgos en cualquier nivel de los productos que ingresan y salen del Supermercado y del manejo que se debe tener para este tipo de Empresas, donde el volumen de mercancía es alto y sería imposible estar controlándolo por una persona con un conteo periódico. Tener un sistema de inventarios permanentes controla y ayuda a conocer las existencias que se tienen en cualquier momento, pero no es suficiente para asegurar que las mercancías que se encuentran físicamente sean las mismas que aparecen dentro del sistema; por lo que es indispensable fuera de tener un sistema permanente, la implementación de controles y rutas de información para asegurar el manejo y seguridad de cada artículo que existe en la Empresa, asegurando que la información de los productos desde que se monta la orden de compra, lo que se factura y lo que realmente se reciba sea certera, además que la información ingresada al inventario coincida con lo físico, que el almacenamiento sea el correcto de acuerdo con las políticas de rotación de los productos y que toda las personas que manipulan las mercancías conozcan los cuidados y normas de seguridad que se deben tener para la protección de las existencias; optimizando de esta forma el tiempo de trabajo de cada persona, de las actividades que se tienen, disminuyendo los costos por almacenamiento, averías y aumentando la rentabilidad de los productos por la eficiencia en su manejo. El objetivo es implementar un sistema de control interno para inventarios que fortalezca los procesos internos para disminuir los riegos que se tienen con las existencias, que todos los funcionarios de la Empresa conozcan el funcionamiento y seguridad que se deben tener para poder tomar de una forma acertada los correctivos en cuanto al mal uso de la mercancía, ya sea que se actúe con dolo o por omisión, evitando que el desconocimiento de los procesos establecidos lleven al aumento de gastos por ajustes innecesarios en la cuenta de inventarios. Se desea llegar hasta el punto de minimizar los riesgos al máximo, que todas las personas involucradas en el proceso de inventarios conozcan sus funciones, evaluando de esta forma las capacidades y perfiles que se tiene con el personal encargado de la manipulación de inventarios. Así mismo, obtener mayor seguridad en el área de recibo de mercancía para que riesgos como el fraude y robo no se presenten, o se minimice el riesgo de que ocurra. Por otra parte, se busca asegurar que el registro de la mercancía sea real tanto al momento de ingresar las facturas de compras, como al emitir las facturas de ventas, descargando de los inventarios las existencias en forma correcta, proporcionando saldos certeros y fidedignos.
Abstract: El estudio realizado en el Supermercado BOOM S.A., se desarrolló por la necesidad de implementar un sistema de control que perfeccione el manejo de los inventarios, ya que el volumen de mercancía es alto y no se tienen unos procedimientos que controlen de forma eficiente las entradas y salidas de mercancías. El estudio hace referencia al análisis de factores y actividades realizadas en la bodega con el recibo de mercancía, con el almacenamiento y con los diferentes traslados hacia la bodega punto de venta. El resultado del estudio, fue un sistema de control para inventarios mucho más implementado, donde cada movimiento de la mercancía se conoce en forma concreta y con un mínimo riesgo de pérdida, siniestro o averías del mismo; además del manejo de conceptos como son las pérdidas totales y autoconsumos. Basándose en manuales de funciones y matriz de procedimientos se presenta la forma adecuada para conocer las rutas de comunicación de la información procesada en el proceso de inventarios. Los procedimientos implementados en el sistema de control interno para inventarios, son tomados de los llevados actualmente, donde se elaboraron unos cuadros matriciales, un flujograma de procedimientos, la estructura organizacional correcta para conocer los canales de mando y flujo de la información, además de la implementación de controles para cada área del Supermercado fuera de las de bodega y de inventarios, y una matriz de riesgos y deficiencias general, proporcionado mejoras al sistema al momento de optimizar el uso de los recursos, el tiempo y la administración de los mismos.
Table Of Contents: Introducción 11 1. Descripción del problema 14 2. Delimitación 17 2.1. Delimitación espacial 17 2.2. Delimitación temporal 17 3. Justificación 18 4. Objetivos 20 4.1. Objetivo general 20 4.2. Objetivos específicos 20 5. Marco teórico 21 5.1. Reseña histórica 21 5.2. Bases teóricas 25 6. Hipótesis 34 7. Variables 35 8. Metodología general del trabajo 38 8.1. Tipo de estudio 38 8.2. Métodos de estudio 38 8.2.1. Deductivo 38 8.2.2. Inducción 39 8.2.3. Análisis 39 8.2.4. Síntesis 39 8.3. Fuentes y técnicas de recolección de información 39 8.3.1. Fuentes primarias 39 8.3.2. Fuentes secundarias 40 9. Aspecto administrativo 41 9.1. Talento humano 41 9.2. Recursos técnicos 41 9.3. Recursos institucionales 41 9.4. Recursos financieros 42 9.5. Cronograma de actividades 43 10. Diseño de análisis 45 11. Diagnóstico y análisis del área de inventarios 47 11.1. Cuestionario de control interno del área de inventarios 47 11.2. Ponderación y valoración del cuestionario 51 11.3. Procedimiento corregido para el manejo y custodia de inventarios 52 12. Análisis del control interno para inventarios, conforme al diagnóstico para la articulación de la información para con los empleados y clientes de la empresa 61 12.1. Canales de comunicación para la información 61 12.1.1. Organograma corregido Supermercado BOOM S.A. 61 12.1.2. Organigrama por procesos 63 12.1.3. Flujograma para el proceso de inventarios 65 12.2. Formato para implementar la organización en los inventarios 70 12.2.1. Formato para el seguimiento de existencias físicas 70 12.2.2. Normateca y formateca 73 12.3. Matriz de controles 74 12.4. Manual de responsabilidades para el área de inventarios 95 12.4.1. Manual de responsabilidades para los auxiliares de inventarios 95 12.4.2. Manual de responsabilidades para el coordinador de inventarios 100 13. Matriz de riesgos y deficiencias con las recomendaciones respectivas 106 14. Conclusiones 114 Bibliografía 115
Program: Contaduría Pública
Headquarters: Medellín
Publisher: Universidad Cooperativa de Colombia, Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables, Contaduría Pública, Medellín y Envigado
Type: Trabajos de grado - Pregrado
Citation: López Ríos, D. A. (2005). Evaluación y diseño del sistema de control interno para inventarios supermercados boom s.a. (Tesis no publicada). Universidad Cooperativa de Colombia. Medellín, Colombia
Appears in Collections:Contaduría Pública



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