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Title: Propuesta de un sistema de control interno para los departamentos de inventario y ventas en el depósito el poblado y cía. ltda.
Author: Duque Quintero, Ana Patricia
Issue Date: 6-Oct-2004
Advisor / Validator: Hurtado Ocampo, Carlos Fernando
Gil Peláez, Piedad
Keywords: Deposito el poblado y cia Ltda.
Calidad del servicio
Control de inventarios
Inventarios
Control de calidad
Control interno
Organización administrativa
Depósitos
Description: El mercado actual se encuentra expuesto a los rigores y ventajas de la competencia, con consumidores cada vez más exigentes y una cantidad de alternativas tecnológicas al alcance de los empresarios; lo cual obliga a las empresas de hoy a conocer y desarrollar nuevas estrategias que posibiliten su eficacia y permanencia en el tiempo, así como su capacidad de enfrentar los cambios que impone la dinámica social y de mercado. El diseñar una propuesta de Sistema de Control Interno para las áreas de inventarios y ventas en el DEPÓSITO EL POBLADO Y CÍA. LTDA., puede brindar pautas de control que faciliten la optimización en el ejercicio de las funciones. A su vez, el diseño de un Sistema de Control Interno ayudará a la Empresa en el cumplimiento de sus objetivos, misión, visión y políticas; los cuales fundamentalmente se encaminan a la obtención de niveles de crecimiento, rentabilidad, posicionamiento y permanencia en el mercado. El desarrollo de esta práctica empresarial fue hecho a través de la observación directa de cómo se llevan a cabo los procesos en la actualidad. Esta observación permitió identificar las falencias y debilidades en las cuales está incurriendo el DEPÓSITO EL POBLADO Y CÍA. LTDA., y a su vez, proponer oportunamente un cambio o innovar nuevos controles que darán a la Empresa unas pautas de funcionamiento y organización acordes con sus necesidades. Este proyecto es el resultado y cúmulo de todos los conocimientos adquiridos en la Universidad y que comprenden todo un programa académico, con la posibilidad de poder brindar a las empresas, asesorías de calidad que satisfagan las necesidades de los empresarios. Para el presente trabajo de grado se buscó apoyo en bibliografías escritas y electrónicas que se referencian en el mismo, adicionalmente se contó con dos asesores: uno técnico y otro metodológico quienes aportaron su conocimiento y experiencia para llevar a cabo este proyecto, constituyéndose en un requisito para optar al título de “CONTADORA PÚBLICA”.
Abstract: Mediante el método de observación directa, se detectaron falencias de control interno en las áreas de inventarios y ventas de la empresa DEPÓSITO EL POBLADO Y CÍA. LTDA. Dicha observación permitió hacer un seguimiento detallado de los procesos, actividades y personas involucradas en el manejo de estas áreas. Así mismo se trabajó en el análisis de los procesos, lo cual facilitó el conocimiento sobre cómo se están realizando dichos procesos. Apoyados en estos análisis, se fundamenta la viabilidad para sugerir un diseño del Sistema de Control Interno que sirva de modelo para establecer las medidas necesarias, con el fin de que la empresa continúe operando en forma eficiente. Ante la falta de un Sistema de Control Interno en los procesos que hacen parte de las áreas de inventarios y ventas en esta Empresa, se crea la necesidad de dar solución pronta a estos puntos débiles; para lo cual, se establece un diagnóstico sobre cómo opera el DEPÓSITO EL POBLADO Y CÍA. LTDA. en la actualidad. Entre las fallas encontradas que más sobresalen, están: En el área de ventas se encuentra en primera instancia que es el vendedor quien se encarga directamente del siguiente proceso: desde que el cliente ingresa al punto de venta es atendido por el vendedor y es éste quien lo asesora, realiza la factura, organiza la mercancía, la empaca y la entrega. En los casos de las ventas de contado, la copia de la factura es entregada a la caja para su respectivo cobro; cuando la venta es a crédito, se entrega la mercancía al cliente con remisión y luego esa remisión es entregada a facturación para la elaboración de la respectiva factura. En las ventas telefónicas, no se están cerciorando que la venta sea real y no siempre se aclara que la venta es de contado y que debe ser cancelada en el momento de entrega del material; lo que origina un aumento en la cartera de un cliente que no tiene crédito y que es totalmente desconocido para la Empresa. Las ventas a crédito son realizadas con remisión inicial, luego se envía este documento a facturación para que sea el mensajero quien se encargue de la entrega de la factura al cliente y devuelva como soporte la copia de la misma debidamente sellada y firmada. En el área de inventarios se encuentra que no se tiene establecida una persona autorizada para este proceso y debido a la falta de un inventario real se presentan dificultades en el despacho de la mercancía, ocasionado por inexistencias, errores en la elaboración del pedido, falta de comparar el pedido realizado con anterioridad y la mercancía que se recibe, entre otros. La falta de organización en las compras ocasiona a la Empresa una insatisfacción al cliente, ya que no encuentra lo que necesita en el momento indicado. En cuanto al software, se tiene una base de datos con el inventario codificado casi en su totalidad, el cual se utiliza sólo en la venta a crédito y no se ingresan a éste las compras, razón por la cual se encuentra en la actualidad un inventario negativo.
Table Of Contents: Introducción 16 1. Descripción del problema 17 2. Delimitación 19 2.1 Delimitación espacial 19 2.2 Delimitación temporal 19 3. Justificación 20 4. Objetivos 23 4.1 Objetivo general 23 4.2 Objetivos específicos 23 5. Marco teórico 24 5.1 Reseña histórica 24 5.2 Bases teóricas 24 5.2.1 Sistema de control interno. 25 5.2.2 Elementos del sistema de control interno. 25 5.2.3 Control interno. 26 5.2.4 Enfoque sistémico organizacional. 26 5.2.5 Comercialización. 27 5.2.6 Sistema de comercialización. 28 5.2.7 Autocontrol. 29 5.2.8 Estructura de un sistema de control interno. 30 5.2.9 Proceso de diseño y establecimiento de un sistema de control interno. 30 5.2.10 Conocimiento del estado actual del control interno. 31 5.2.11 Diseño del sistema de control interno. 33 5.2.12 Puesta en marcha del sistema de control interno. 36 5.2.13 Ventajas del sistema de control interno. 36 6. Hipótesis 38 7. Variables e indicadores 39 8. Metodología general del trabajo 40 8.1 Tipo de estudio 40 8.2 Métodos de estudio 40 8.3 Fuentes y técnicas de recolección de información 41 8.3.1 Fuentes primarias. 41 8.3.2 Fuentes secundarias. 41 9. Población 42 10. Aspectos administrativos 43 10.1 Talento humano 43 10.2 Recursos técnicos 43 10.3 Recursos institucionales 43 10.4 Recursos financieros 44 10.5 Cronogramas de atividades 44 11. Diseño de análisis 45 12. Análisis del diseño organizacional y enfoque sistémico de la empresa 48 12.1 Procesos actuales de ventas 49 12.1.1 Ventas de contado. 49 12.1.2 Ventas a crédito. 50 12.2 Procesos actuales de inventarios 51 12.2.1 Proceso de compra. 52 12.2.2 Almacenamiento de inventario. 53 12.3 Misión del depósito el poblado y cía. ltda. 54 12.4 Visión del depósito el poblado y cía. ltda. 54 12.5 Objetivos del depósito el poblado y cía. ltda. 54 12.6 Valores del depósito el poblado y cía. ltda. 55 12.7 Políticas del depósito el poblado y cía. ltda. 55 12.8 Estructura organizacional del depósito el poblado y cía. ltda. 55 13. Diagnóstico de los problemas encontrados 58 13.1 Observación directa en el área de ventas 58 13.2 Observación directa en el área de inventarios 60 14. Manual técnico de control interno y de autocontrol 62 14.1 Control interno para el área de ventas 62 14.1.1 Ventas de contado. 62 14.1.2 Ventas a crédito. 63 14.1.3 Devoluciones de ventas. 64 14.1.4 Flujogramas de los procedimientos para ventas de contado y a crédito. 64 14.2 Control interno para el área de inventarios 68 14.2.1 Proceso de entradas del inventario (compras). 71 14.2.2 Proceso de salidas del inventario (ventas o retiros). 73 14.3 Manual de funciones 75 15. Conclusiones 80 16. Recomendaciones 81 Bibliografía 82
Program: Contaduría Pública
Headquarters: Medellín
Publisher: Universidad Cooperativa de Colombia, Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables, Contaduría Pública, Medellín y Envigado
Type: Trabajos de grado - Pregrado
Citation: Duque Quintero, A. P. (2004). Propuesta de un sistema de control interno para los departamentos de inventario y ventas en el depósito el poblado y cía. ltda. (Tesis no publicada). Universidad Cooperativa de Colombia. Medellín, Colombia
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