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Title: Formalización y evaluación de los procesos en comunicaciones para la Secretaría de deportes y recreación del municipio de Itaguí.
Author: Tangarife Guerra, Wilfer Angel
Issue Date: 14-Oct-2015
Keywords: Comunicación organizacional
Evaluación de procesos
Itaguí (ant.)
Description: El trabajo que se desarrolla a continuación, pertenece al área de las ciencias de las comunicaciones, se ubica puntualmente en la rama de la comunicación organizacional, la cual toma importancia al momento de gestionar la imagen corporativa, objetivos, metas y estrategias que conforman la filosofía organizacional de las compañías, quienes ven en la gestión comunicacional una herramienta fundamental para su proyección con sus colaboradores y diferentes públicos. Inicialmente se pretendió estructurar un sistema de evaluación pertinente para una entidad pública como la Secretaría de Deportes y Recreación del Municipio de Itagüí, que atiende a 6.000 deportistas aproximadamente en sus diferentes programas en el sector competitivo, educativo y ocio, tiempo libre y recreación; además cuenta con 15 funcionarios públicos y más de 300 contratistas, entre profesionales, técnicos profesionales y auxiliares deportivos; sin embargo debido a la falta de documentación en sus procesos, manuales y planes de comunicación , se procedió a una intervención integral que pretende en la formalización estructural y documental de los procesos de la entidad. La metodología inicial para la construcción de la estructura comunicativa fue un rastreo de documentación, en la cual se plasmara los procesos y procedimientos al interior de la organización, con el fin de sentar un precedente de partida, pero las actividades no se encontraban formalizadas, debido a que las labores se ejecutan según se presentaran con el día a día. Por tal motivo se procedió a consultar a los funcionarios encargados de diseñar la estrategia comunicacional de la entidad, quienes confirmaron la necesidad de implementar una estandarización de los procesos a nivel interno y externo. Así mismo, se dio inicio a la elaboración de un riguroso diagnostico que sirvió como base para el diseño del plan de comunicaciones y de uno de los documentos que sintetizan la manera como se ve la organización en todas sus áreas, el cual es el mapa de públicos, este último exigió la consulta personal con cada jefe de área y funcionarios administrativos para conocer en detalle los cargos distribuidos en la organización, lo cual exigió una gran inversión de tiempo, debido al agendamiento con los directivos y desplazamiento hacia las diferentes sedes. Para la estructuración de los procesos se utilizó principalmente las metodologías de la observación e inmersión, con el fin de vivenciar y examinar las actividades que se requieren para llevar a cabo una labor u organización de un evento determinado, y de esta manera poder plantear los procedimientos y distribución de las funciones entre el personal de comunicaciones que son más acordes con su perfil y la realidad operativa de la entidad. Cabe anotar, que algunas empresas no le dan la importancia que merece el departamento de comunicaciones en cuanto al direccionamiento estratégico, sino que se basan en tareas administrativas para dar cumplimiento a sus objetivos institucionales; en el caso de la Secretaría de Deportes y Recreación, debido a que es una entidad pública, tienen una constante rotación de los empleados y cuenta con una contratación interrumpida, por ello se opta por mantener un enfoque operativo y corto placista. Por lo anterior, en el documento se hizo referencia a indicadores estratégicos y operativos, para mayor comprensión de los temas evaluativos en las organizaciones, sin embargo en la práctica, en este caso puntual, se hace hincapié en la utilización de los indicadores operativos. Por otra parte, a nivel académico se tuvieron en cuenta diferentes autores, que son expertos en áreas de gran aporte para la formalización y evaluación de los procesos en comunicaciones de la Secretaría de Deportes y Recreación del Municipio de Itagüí, uno de ellos es Alejandro Álvarez Nobell, quien ha desarrollado varios trabajos en torno a la gestión para la evaluación en comunicaciones. Además es Doctorado en Dirección Estratégica de la Comunicación, Integrante de diversos Comités Científicos, Académicos y en Congresos, Publicaciones y Actividades Académicas, participa en proyectos de Investigación radicados en la Universidad de Málaga Junta de Andalucía (España); en la Universidad Nacional de Córdoba SeCyT; y en la Universidad Católica de Córdoba – MinCyT (Argentina), ha dirigido y dirige trabajos finales de Grado y de Licenciatura. Posee publicaciones de capítulos de libros, artículos científicos, ponencias, artículos de divulgación, entre otros. Además se consultó la guía de evaluación implementación del sistema de gestión de la calidad bajo la norma técnica de calidad para la gestión pública ntcgp 1000:2004, realizado por Luz Mary Riaño Camargo - Departamento Administrativo de la Función Pública, David Hernández García - Universidad de Antioquia y Jorge Alonso Lopera Cardona Universidad de Antioquia. Por último se consultó al autor Manuel Garrido, experto en temas administrativos con amplia experiencia en el sector público, el cual le aportó a la construcción del área administrativa que requiere la estructura de procesos e indicadores de gestión. Además se contó con aporte de varios autores entendidos en temas relacionados con las comunicaciones e información de diferentes portales especializados en relaciones públicas, protocolo, comunicación organizacional, estructuración administrativa e implementación estratégica.
Table Of Contents: 1. Introducción 6 2. Justificación 10 3. Planteamiento del problema 13 4. Objetivos 14 4.1 Objetivo general 14 4.2 Objetivos específicos: 14 5. Marco Teórico 15 5.1 La comunicación en las organizaciones 15 5.2 Comunicación interna operativa 16 5.3 Comunicación estratégica 18 5.4 Importancia de la imagen corporativa de la Imagen corporativa 20 5.5 Elaboración del plan de comunicaciones 23 5.6 Proceso de Análisis 24 5.7 Definición de públicos 26 5.8 El mapa de públicos 27 5.9 Redacción de objetivos 30 5.10 Diseño del mensaje 31 5.11 Concebir la estrategia 33 5.12 Construcción del mapa de procesos 34 5.13 Diseño del flujograma 36 5.14 Manuales como consulta de procedimientos 40 6. Indicadores de gestión 42 7. Indicadores de gestión en comunicación 46 7.1 ¿Qué se debe medir en comunicación? 49 7.2 Variables medibles en comunicaciones 51 8. Tipo de indicadores 53 8.1 Indicadores operativos 53 8.2 Medición cuantitativa 53 8.3 Formulas sugeridas para la medición cuantitativa 53 8.4 Indicadores estratégicos 57 8.5 Formulas sugeridas para la medición cualitativa 58 8.6 Indicadores de efectividad 59 8.7 Indicadores de gestión 62 8.8 Indicadores de impacto 63 8.9 Indicadores de resultado (outcome): 63 8.10 Indicadores de producto (outputs) 64 8.11 Indicadores de proceso 64 8.12 Indicadores de insumo 64 9. Tabla de indicadores 65 10. Controles en los procesos organizacionales 67 10.1 CMI cuadro de mando integral o Balanced Scorecard 70 11. Comunicación por indicadores aplicado a la Secretaría de Deportes y Recreación del Municipio de Itagüí 72 12. Indicadores propuestos para la ejecución del sistema de medición en la Secretaría de Deportes y Recreación del Municipio de Itagüí 73 13. Metodología de la propuesta 77 13.1 Entrevista individual 77 13.2 Entrevista no dirigida 78 13.3 Entrevista semidirigida 78 13.4 Entrevista dirigida 78 13.5 Entrevistas grupales 79 13.6 Encuestas 80 14. Plan de comunicaciones para la secretaría del deporte y la recreación del municipio de Itagüí..………………………………………………………………………………………………………………………….82 15. Mapa de públicos 105 16. Flujogramas de procesos 116 17. Manuales 125 17.1 Manual de carteleras 125 17.2 Manual de mailing 130 17.3 Manual protocolario para ceremonias deportivas 137 18. Conclusiones 154 19. Anexos 155 20. Referencias 156
Program: Comunicación Social
Headquarters: Medellín
Publisher: Universidad Cooperativa de Colombia, Facultad de Ciencias Sociales, Comunicación Social, Medellín y Envigado
Type: Trabajos de grado - Pregrado
Citation: Tangarife Guerra, W. A. (2015). Formalización y evaluación de los procesos en comunicaciones para la Secretaría de deportes y recreación del municipio de Itaguí. (Tesis no publicada). Universidad Cooperativa de Colombia. Medellín, Colombia
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