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Title: Propuesta para optimizar los procedimientos de información del sistema de administración y control de los activos fijos del metro de Medellín Ltda.
Author: Mejía Gil, Juan Carlos
Issue Date: 22-Oct-2010
Advisor / Validator: Jiménez Urrego, Guillermo León
Keywords: Activos fijos
Sistema de administración y control de activos fijos
Metro de Medellín
Normas contables
Presupuesto de capital
Administración de activos fijos
Description: Los activos fijos son uno de los rubros más importantes dentro de la composición financiera del Metro de Medellín Ltda. Adicionalmente son un recurso primordial para desarrollar las actividades de la empresa de forma tal que esta pueda responder a su objeto social. Se hace necesario entonces tener un adecuado control, una información exacta sobre cada uno de ellos; en cuanto a sus costos, ajustes por inflación, depreciación, ubicación, estado, valor, entre otros, de modo que esta información se utilizada como una herramienta administrativa de consulta para los diferentes usuarios. La información sobre los activos fijos y sus propiedades es cada vez mas importante, para así poder establecer cierto tipo de responsabilidades y controles en las aéreas como en los centros de costos que tienen bajo su administración el manejo de los diferentes bienes, con el fin de mejorar el manejo de los seguros que amparan a estos activos y para optimizar la confiabilidad en la contabilización de los mismos. Por lo anterior la empresa debe desarrollar una serie de pautas que sirvan como una herramienta de control instructivo para un debido proceso al momento de auditar los diferentes activos fijos del Metro de Medellín Ltda. Indicando cuales de los bienes son susceptibles de adquirir en relación con las funciones que desarrolla cada área Esta Propuesta va dirigida a todos los empleados y las aéreas que por razón de su trabajo están involucradas en el proceso de adquisición, registro, colocación de stiker (código de barras), y aseguramiento del bien. Debe tenerse en cuenta que la administración y control sobre los activos comienza desde el momento en que se crea la solicitud para su debida adquisición y hasta su retiro de la planta a la que pertenezca; esto implica tener bien definido quien es el responsable de tal solicitud, así como quien es el encargado de hacer la compra, quien efectúa la recepción del activo, donde va a quedar localizado el bien o artículo, como se deben ejecutar los movimientos de este, que utilización se le dará y cuáles no se usan o están para la venta dándoles de baja en un modulo operativo llamado AM ( activos fijos), por último, cómo y cuándo se debe reponer un activo. Con el fin de consolidar las bases que permitan guiar dicho planteamiento, hacia un nuevo proyecto de administración en cada uno de los diferentes procesos que incluye el manejo de los inventarios de activos fijos pertenecientes a la empresa, este proyecto presenta un análisis de tipo investigativo con el fin de describir detalladamente el procedimiento por el que pasa la adquisición de un nuevo activo, teniendo presente la urgencia o premisa del área necesitada del bien, y cuál será su respectivo uso, así como su relevancia. Sería conveniente proponer un sistema que especifique cada uno de los bienes dependiendo de su valor, es decir, solo se aplicara tal proceso a los activos cuyo valor es superior a tres (3) salarios mínimos y así será menos dispendioso, teniendo en cuenta que la cantidad de activos fijos en el Metro de Medellín Ltda. Es superior a los 20 mil bienes. La información que se obtendrá por parte del investigador será el resultado de un trabajo arduo cuyo propósito será otorgar a la organización una propuesta que sirva para desglosar cada una de las diferentes clases de activos una por una, obteniendo Como resultado conclusiones claras y especificas de cómo administrar y controlar eficazmente los diferentes bienes pertenecientes al Metro de Medellín Ltda., realizando un seguimiento minucioso por parte de un trabajador el cual tenga como objeto primordial; realizar un detallado análisis de la recolección de datos maestros del activo en si como son; valor, marca, No de serie, modelo, fotografía, ubicación así como el responsable de dicho bien.
Abstract: Se realizó una investigación dirigida en el Sistema de Transporte Masivo del Valle de Aburra Metro de Medellín Ltda., con el fin de sugerir un adecuado sistema que permita la optima administración de la información referente a los activos fijos, todo esto comienza con el problema de que la información encontrada en el sistema utilizado AM/SAP para descargar los datos maestros no es completa, y es de alta relevancia para la organización así como para los sistemas de control interno que la información allí plasmada sea coherente con el activo y su foto. Es por esto que el debido proceso logístico debe ser claro, conciso y completo. Es importante tener unos conceptos claros acerca de las diferentes clases que componen los activos del Metro de Medellín Ltda., de esto depende que la propuesta se optima y se pueda implementar con un alto grado de eficiencia. Se identificaron los procesos actuales que funcionan constantemente dentro de la organización con respecto al tema, donde se detecto la falta de información plasmada en el sistema, ocasionando ciertas confusiones con respecto al activo y a sus datos maestros los cuales deben ser completos. Con el apoyo del personal Metro en las distintas áreas de la organización se obtuvo valiosa información con la que se pudo identificar y dar una posible solución al inconveniente presentado en el momento, se noto que cada uno de los integrantes participativos en tal investigación tienen diferentes puntos de vista, pero son congruentes al momento de decir que la propuesta es lógica y convincente, ya que podría llevar a una mayor organización al interior de la empresa con respecto a la administración y control de tantos activos fijos de gran valor adquisitivo y que hacen parte del patrimonio actual del Metro de Medellín Ltda. Comprender que la logística debe ser ejecutada por ocupantes de la empresa, garantiza la coordinación de actividades y de acciones de manera planeada e intencional, consciente y efectiva al definir los diferentes flujos de información que otorgan a los empleados, anticipar y corregir de manera oportuna las debilidades que se pueden presentar en su hacer dentro de la entidad. Todos y cada uno de los empleados en el departamento de contabilidad serán responsables de auditar periódicamente en el sistema AM/SAP, la información descargada sobre los activos de la empresa, ya que dicho sistema es utilizado diariamente por los ocupantes ya mencionados, esto sintetiza un aumento en la calidad de la información, por ende un mejoramiento en las funciones de la empresa con respecto a periodos anteriores. Los directivos tienen la responsabilidad en dirigir y orientar la logística para que se cumplan con los objetivos plasmados con anterioridad, utilizando la información que se genera en el cumplimiento del deber asignado; en este caso una persona encargada de velar por los diferentes activos fijos, así como sus respectivos datos maestros, todo con el firme propósito de reorientar la función administrativa de la entidad hacia los fines que persigue. La actuación de cada uno de los directivos y empleados de la compañía tiene repercusiones en el desempeño de la organización como un todo. Para la ejecución de la propuesta logística concerniente a la Administración de los Activos Fijos del Metro de Medellín Ltda., es necesario contar con las capacidades de todos los integrantes en los diferentes procesos de selección, capacitación, formación y motivación, para garantizar la eficiencia en la realización de labores asignadas. Se debe implementar una lista de chequeo y de recomendaciones, buscando constantemente el mejoramiento continuo de los procesos, todo esto de la mano de la Gerencia Financiera “Área de Activos Fijos” Optimizando Los Diferentes Sistemas de Control Interno a los Activos Fijos del Metro de Medellín Ltda.
Table Of Contents: Introducción 16 1. Descripción del problema 18 2. Delimitación 19 2.1 Delimitación espacial 19 2.2 Delimitación temporal 19 3. justificación 20 4. objetivos 21 4.1 Objetivos generales 21 4.2 Objetivos específicos 21 5. marco teórico 22 5.1 Reseña historica 22 5.2 Bases teóricas 23 6. hipótesis 26 7. variables 27 8. metodología general del trabajo 28 8.1. Tipos de investigación 28 8.2. Métodos de investigación 28 8.3. Fuentes y técnicas de recolección de información 28 8.3.1 Fuentes primarias 28 8.3.2 Fuentes secundarias 28 9. población y muestra 29 10. aspectos administrativos 30 10.1 Talento humano 30 10.2 Recursos técnicos 30 10.3 Recursos institucionales 30 10.4 Recursos financieros 30 10.5 Cronograma de actividades 32 11. diseño de análisis 33 12. administración del activo fijo 33 12.1 Importancia de la administración de los activos fijos 33 12.2 Presupuesto de capital 33 12.3 Importancia del presupuesto de capital 33 13. procedimientos para el manejo de las compras y control de los activos fijos del metro de Medellín ltda. 33 13.1 Definición de activos fijos 33 13.2 Activos fijos tangibles 33 13.3 Características de un activos fijo 33 13.4 Centralización 33 14. clasificación interna de los activos fijos tangibles 33 14.1 Activos fijos contables 33 14.2 Devolutivos 33 14.3 Solicitud de activos fijos 33 14.4 Tipos de activos fijos 33 15. áreas que pueden ingresar activos fijos (por compra, construcción, adición o mejora) 33 15.1 Linea logística y suministros 33 15.2 Nuevos negocios 33 15.3 Inmobilidad 33 15.4 Gerencia del servicio al cliente 33 16. proceso de compras 33 16.1 Adquisición de activos fijos contables 33 16.1.1 Equipos para transporte y movilización de trenes, comunicación, radio 33 16.1.2 Bienes inmuebles 33 16.1.3 Bienes muebles y enseres 33 16.1.4 Vehículos y equipos de transporte 33 16.1.5 Equipos de cómputo 33 16.2 Niveles de autorización para compras de activos fijos 33 16.3 Normas contables para activos fijos 33 16.3.1 Bienes muebles 33 16.3.2 Costos de terrenos 33 16.3.3 Costos de los edificios 33 16.3.4 Costos de maquina y equipos 33 16.4 Para su deprecación 33 16.4.1 Depreciación 33 16.4.2 Métodos de depreciación 33 16.4.3 Reglas aplicables a la depreciación 33 16.4.4 Esta distribución puede hacerse conforme a dos criterios 33 16.4.5 Reglas de presentación 33 17. Presupuesto de compras de activos fijos 33 18. recepción de activos fijos 33 19. Traslados entre centros de costos 33 20. procedimiento para altas de activos fijos 33 20.1 Procedimientos 33 20.1 Alta individual de activos fijos 33 21. manual de normas para sistemas de control interno 33 21.1 Implementación del sistema de control 33 21.2 El control visto según quien lo ejerce 33 21.3 Nuevos enfoques de control interno 33 21.4 Registro de los activos 33 21.5 El objetivo de la normativa 33 21.6 Estructura de la normas 33 21.7 Disponibilidad, actualización y perfeccionamiento de la normativa 33 21.8 ¿Las acciones son un activo fijo o movibles? 33 22. codificación de activos fijos 33 22.1 Metodología para la codificación 33 23. retiros y ventas de activos fijos 33 23.1 Retiro de activos fijos 33 23.2 Procedimientos para bajas por ventas y/o activos fijos 33 23.2.1 Retiro de activos fijos: catenarias, subestaciones-via y equipos férreos 33 23.2.2 Venta de bienes inmuebles 33 23.2.3 Retiros de bienes muebles y enseres 33 23.2.4 Vehículos y equipos de transporte 33 23.2.5 Retiro de equipos de computo 33 23.3 Causas de retiro para activos fijo 33 24.1 Inventario individual de activos fijos 33 24.2 Inventario general de activos fijos administrativos y operativos 33 25. perdida de activos fijos 33 26. propuesta 33 27. conclusiones 33 28. recomendaciones 33 22.1 De la información sobre contratos, multas y sanciones de los escritos 33 22.2 De la renovación, actualización y modificación 33 22.3 De la clasificación y la calificación de los escritos 33 22.4 Del registro de personas extranjeras 33 22.5 De la impugnación de la clasificaciónN 33 22.6 De las sanciones 33 22.7 De los boletines de información de licitantes 33 22.8 De la fijación de tarifas 33 22.9 De la vigencia del registro 33 bibliografía 33
Program: Administración de Empresas
Headquarters: Medellín
Publisher: Universidad Cooperativa de Colombia, Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables, Administración de Empresas, Medellín y Envigado
Type: Trabajos de grado - Pregrado
Citation: Mejía Gil, J, C. (2010). Propuesta para optimizar los procedimientos de información del sistema de administración y control de los activos fijos del metro de Medellín Ltda. (Tesis no publicada). Universidad Cooperativa de Colombia. Medellín, Colombia
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