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Title: Diseño de una propuesta de reestructuración político administrativa para la corporación artemisa.
Author: Arango Restrepo, Silvia María
Issue Date: 9-Aug-2006
Advisor / Validator: Poveda Vásquez, Efraín Alberto
Arango Álvarez, Freddy Humberto
Keywords: Reestructuración política
Gestión por procesos
Estructura organizacional
Corporación artemisa
Reestructuración administrativa
Description: La Corporación Artemisa, es una entidad sin ánimo de lucro, que en el transcurso de los últimos seis años ha estado en mejoramiento continuo, presenta de manera clara y concisa el fortalecimiento en su estructura organizacional especialmente en al área administrativa en donde se evidencian las situaciones complejas que ha tenido y sobrepasado. La informalidad, la toma de decisiones riesgosas y la carencia de controles administrativos para llevar a cabo las actividades en general de la Institución han llevado a los miembros de la misma a definir la posibilidad de implementar nuevas prácticas administrativas por medio de una auditoría institucional, la cual definirá aspectos que destaquen especialmente las debilidades que la afectan. El tratamiento de los temas se hace por medio de un acompañamiento especial y con documentación muy seleccionada que refuerza y complementa los planteamientos teórico-prácticos que se presentan. Lo anterior se propone con la intención de hacer una Reestructuración Técnico Administrativa, en la cual se busca fortalecer el relacionamiento tanto interno como externo de la institución, además de mejorar el sistema de control interno de la empresa. Para destacar el propósito presentado se realizó una encuesta a seis (6) de los funcionarios involucrados en el área administrativa, la que arrojó resultados muy disientes de la situación, que sugieren un estudio detallado y muy cauteloso para dar una posible solución o recomendación. Dicha recomendación se realizó específicamente en la estructura organizativa con el fin de mejorar las responsabilidades de los organismos de control que es donde surge la mayor deficiencia administrativa. Como el caso anterior y muchos otros del mismo orden, se debe a que el entorno empresarial, especialmente de las organizaciones de carácter privado, están en la búsqueda profunda de transformaciones en el orden económico, social y laboral, además, en las relaciones de género, que han resultado de los cambios que actualmente impulsa la competencia a nivel organizacional. Por eso se evidencia la necesidad de buscar metodologías apropiadas para hacer el cambio.
Abstract: La Corporación Artemisa es una organización de carácter no gubernamental, sin ánimo de lucro, fundada hace 14 años, en la ciudad de Medellín, departamento de Antioquia, que trabaja para facilitar la participación activa en el desarrollo rural y el acceso a condiciones de vida más dignas y equitativas de las comunidades campesinas del departamento de Antioquia, a través de sus programas de Producción Agroecológica Sostenible y Autogestionaria Seguridad Alimentaría, Promoción para la Organización Comunitaria, Acompañamiento a Procesos Psicosociales, Investigación y Desarrollo de Metodologías Apropiadas. Siempre se ha caracterizado por apoyar especialmente el trabajo de la mujer rural (campesina) cuya labor ha sido destacada en el ámbito local, nacional e internacional. Desde comienzos, su interés ha sido especialmente proyectarse como una Institución sólida y consolidada, además de preocuparse por el ser humano como persona. De hecho, desde comienzos del año 1.996 se incorpora a los proyectos sobre mujer y medio ambiente, el programa de producción agroalimentaria y en 1.999 nacen dos nuevas áreas de trabajo: el fortalecimiento organizativo de las comunidades y el acompañamiento psicosocial. Luego decide redimensionar su enfoque de género hacia una propuesta que incluya, sin perder la perspectiva de visibilizar a la mujer, una mirada integral de género donde se incorpore el trabajo con grupos mixtos. Para el año 2.002 decide implementar un proceso de planeación estratégica que busca definir el camino a seguir en forma clara y realista, establecer las bases para un trabajo en común de todos los participantes vinculados al proyecto y también de posibilitar el manejo racional de los recursos. A partir de este proceso de Planeación estratégica, él cual permitió la cualificación aún mayor de la Corporación como propuesta, en el ámbito interno y externo, además, de seguir generando un acompañamiento más oportuno y eficiente frente a las necesidades e intereses de las diversas poblaciones rurales, también generó realizar un trabajo conjunto en el área administrativa, la cual carecía de elementos para las prácticas del control interno administrativo. A pesar de que la organización contaba con una estructura organizativa definida y con proyectos de desarrollo claros y totalmente fundamentados en el trabajo agrícola y organizativo, no contaba con la suficiente claridad para definir responsabilidades en los diferentes organismos de control (Asamblea General, Junta Directiva, Equipo Operativo y Administrativo) lo que la alejaba de ser una Institución fuerte y competente frente a otras instituciones de similar carácter. Esta última situación desvió los verdaderos compromisos de los colaboradores de la Corporación lo cual hizo que dedicaran más sus esfuerzos en la parte operativa, es decir, a atender la causa social del trabajo con las comunidades y dejar a un lado la responsabilidad completa del área administrativa. Al ser tan evidente la falta de prácticas administrativas como: optimización de los recursos, definición de una buena gestión administrativa, definición de sistemas de control, definición de estrategias de difusión intra y extra corporativamente de la visión y misión. La Institución se vió en la obligación de realizar una Auditoría Institucional, en la que se podrían destacar los problemas internos a nivel administrativo y organizacional que estuviesen afectando el direccionamiento de la Corporación. El resultado de esta evaluación fue muy certero y esperado, pues se detectaron y evidenciaron todos los aspectos tanto administrativos como organizativos, que estaban afectando principalmente el área administrativa de la Corporación Artemisa. El informe de auditoría fue preocupante, más aún cuando son pocos los recursos que existen para implementar una serie de recomendaciones que podrían implicar un cambio radical. Además, la aplicación de las recomendaciones sería de un proceso extenso y que llevaría muchos años para su implementación, fue así como se aceptó realizar una reestructuración administrativa en los casos más críticos, especialmente de tipo administrativo.
Table Of Contents: Introducción 17 1. Descripción del problema 18 2. Delimitación 19 2.1 Delimitación espacial 19 2.2 Delimitación temporal 19 3. Justificación 20 4. Objetivos 21 4.1 Objetivo general 21 4.2 Objetivos específicos 21 5. Marco teórico 22 5.1 Reseña histórica 22 5.2 Bases teóricas 23 5.2.1 Sistemas de control 27 5.2.2 Indicadores 27 5.2.3 Proceso administrativo 27 6. Hipótesis 28 7. Variables 29 8. Metodología general del trabajo 30 8.1 Tipo de investigación 30 8.2 Métodos de investigación 30 8.3 Fuentes y técnicas de recolección de información 30 9. Aspectos administrativos 31 9.1 Talento humano 31 9.2 Recursos financieros 31 9.3 Recursos técnicos 31 9.4 Recursos institucionales 31 9.5 Cronograma 32 Diseño de análisis 34 10. Identificación y diagnóstico de los procedimientos y controles actuales 35 10.1 Diagnóstico de los procedimientos y controles 35 10.2 Identificación de los problemas encontrados 36 10.3 Realización de encuestas para identificar el estado actual de los procesos 37 10.3.1 Tabulación, graficación e interpretación de la encuesta 37 10.3.2 Análisis de la encuesta 64 11. Evaluación de los diferentes procesos existentes 65 11.1 Evaluación de los procesos del área administrativa que se tienen implementados en la corporación artemisa. 65 11.1.1 Proceso de selección 65 11.1.2 Sistema contable por centro de costos 65 11.1.3 Ejecución presupuestal 66 11.1.4 Solicitud de anticipos 66 11.2 Herramientas de medición, indicadores de gestión 67 11.3 mecanismos de seguimiento y evaluación a realizar por los responsables del área como parte integral del control 68 11.4 Identificación de las funciones y procedimientos 79 12. Propuesta de la nueva estructura organizacional de la institución 87 12.1 Evaluación de la estructura organizativa de la corporación 87 12.2 Responsabilidades en los organismos de control 90 12.3 Estructura propuesta 92 12.3.1 Propuesta organismos de control 92 12.3.2 Manual de procedimientos del área administrativa 94 13. Conclusiones 106 14. Recomendaciones 107 Bibliografía 108 Anexo - formato de encuesta
Program: Administración de Empresas
Headquarters: Medellín
Publisher: Universidad Cooperativa de Colombia, Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables, Administración de Empresas, Medellín y Envigado
Type: Trabajos de grado - Pregrado
Citation: Arango Restrepo, S. M. (2006). Diseño de una propuesta de reestructuración político administrativa para la corporación artemisa. (Tesis no publicada). Universidad Cooperativa de Colombia. Medellín, Colombia
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