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Title: Diseño de los manuales de funciones y procedimientos de la secretaría de hacienda del municipio de Envigado.
Author: Londoño López, Wilson
Issue Date: 8-Aug-2003
Advisor / Validator: Jáuregui Marín, Jorge
Grisales López, Jorge
Keywords: Envigado. secretaria de hacienda
Control interno
Manuales de funciones
Recursos humanos
Manuales de procedimientos
Procedimientos administrativos
Organización administrativa
Entidades públicas
Administración municipal
Administración pública
Envigado (Antioquia)
Description: Este trabajo nace a raíz de la necesidad de la Secretaría de Hacienda del Municipio de Envigado por mejorar cada una de las funciones y sus procedimientos internos para ser una dependencia más efectiva frente a las demás de la alcaldía del Municipio de Envigado. Adicionalmente con la actualización, reestructuración y rediseño de los manuales de funciones y procedimientos se quiere alcanzar un nivel alto de efectividad y productividad, para que los usuarios y contribuyentes del Municipio de Envigado se sientan a gusto, y que sus trámites con la Secretaría sean resueltos de una manera más ágil y oportuna. Se hace alusión sobre cómo se interrelacionan los procesos y procedimientos, en áreas funcionales, de apoyo y se definen líneas de autoridad y responsabilidad, competencia y funciones. Se busca a través de este manual, que las funciones y procedimientos sean dinámicos, que permitan a la administración adaptarse a los cambios del entorno. Es importante el diseño y actualización de los manuales de funciones y procedimientos porque son una herramienta valiosa para los funcionarios de la Secretaría de Hacienda, adicionalmente de ser una forma de control interno por parte del Secretario de Despacho, y de agregar valor a lo que se hace. Además en su programa de gobierno, la Administración Municipal ha querido desarrollar a través de sus dependencias, instrumentos y herramientas que faciliten el fortalecimiento en el desempeño de sus funciones. Los conceptos tenidos en cuenta en el desarrollo de esta práctica son: organización, y administración dentro de las organizaciones, en estos dos conceptos se encuentra toda la información necesaria para adquirir un mayor conocimiento de cómo las empresas pueden llegar a ser más eficientes por medio del manejo estructurado de los recursos. No se podían dejar los conceptos de manuales, proceso, proceso funcional, eficiencia, eficacia, y efectividad, además de las ventajas y desventajas de los manuales de funciones y procedimientos. Las técnicas y fuentes de información fueron las siguientes: La información primaria se tomó directamente de quienes coordinan las labores de la Secretaría de Hacienda del Municipio de Envigado y entre otros el secretario de Despacho y sus colaboradores, por medio de entrevista directa y por medio de la técnica de la observación. La información secundaria se analizó a través del Internet, libros de administración y de procesos, Casettes, videos sobre procedimientos, los cuales, dieron un derrotero de los cambios necesarios que debe realizar la Secretaría de Hacienda, además se investigará por medio de personas capacitadas en el tema. Las etapas que se desarrollaron en la práctica son: Se realizó un diagnóstico de cuáles son las áreas funcionales o de realización de mayor importancia que ayuden al cumplimiento de la razón de ser de la Secretaría de Hacienda, detectando cuáles son las funciones que no están bien documentadas y que sirven de apoyo al cumplimiento de los objetivos. En este objetivo se identificaron unos factores claves de éxito y de fracaso además de las fuerzas ambientales de la organización, adicionalmente se elaboró la matriz de análisis DOFA. También se hizo un análisis de cada una de las funciones y procedimientos, para hallar cuales son los puntos críticos que desvíen el objetivo de la Secretaría de Hacienda. En este análisis se describen y se clasifican los cargos, se analiza el sistema de desarrollo humano y de evaluación del personal. Para concluir el trabajo, se hace un, propuesta de una herramienta de trabajo (manual de funciones y procedimientos),a los funcionarios de la Secretaría de Hacienda, que contribuya al mejoramiento de su labor diaria y además al cumplimiento de las metas y objetivos que se traza el Secretario de Hacienda. La metodología a utilizar en el trabajo será, de una investigación de tipo descriptivo a través de una entrevista estructurada técnicamente, de la cual se quiere obtener toda la información necesaria para la documentación de los manuales. Los métodos utilizados fueron el deductivo, partiendo de lo general para llegar a lo particular; Analítico, para establecer las relaciones que se pueden dar entre las variables; Inductivo partiendo de lo particular para llegar a lo general con un mayor conocimiento de la realidad; síntesis el cual nos permite concluir y recomendar, sobre cada uno de los aspectos claves de este trabajo. La metodología se acomodó a las necesidades de la Secretaría de Hacienda del Municipio de Envigado.
Abstract: Conscientes del compromiso adquirido con la comunidad y los usuarios en general, la Secretaría de Hacienda quiso mejorar de forma eficiente y eficaz todas sus funciones y procedimientos. Esta necesidad, de volver más eficiente y eficaz a la entidad llevó a pensar en reestructurar cada uno de los procesos que se venían dando, por este motivo se realizó un análisis detallado de cada uno de los procesos críticos y no críticos que podrían obstruir el logro de los objetivos y planes que la Secretaría de Hacienda se trazó, llegando a la conclusión de que los manuales de funciones, y procedimientos se encontraban obsoletos o no se acomodaban dentro del contexto actual de la administración pública moderna, lo cual llevó a tomar la decisión de “DISEÑAR NUEVOS MANUALES DE FUNCIONES, Y PROCEDIMIENTOS PARA LA SECRETARÍA DE HACIENDA” Las etapas en las cuales fue diseñado el Manual de Funciones y Procedimientos fueron: Primero se realizó un diagnóstico de cuáles son las áreas funcionales o de realización de mayor importancia que ayudan al cumplimiento de la razón de ser de la Secretaría de Hacienda, detectando cuáles son las funciones que no están bien documentadas y que sirven de apoyo al cumplimiento de los objetivos, en esta etapa se encontró lo siguiente: Factores claves de éxito y fracaso. Factores de fracaso. Identificación de fuerzas ambientales de la organización. Matriz de análisis DOFA. Estos factores de éxito y de fracaso motivaron a la administración pública a continuar con la elaboración de los manuales ya que las oportunidades que se tenían con ellos eran de suma importancia para la productividad y el mejoramiento continuo de la Secretaría de Hacienda del Municipio de Envigado. Luego se realizó un análisis de cada una de las funciones y procedimientos, para hallar cuáles son los puntos críticos que desvíen el objetivo de la Secretaría de Hacienda. Cuadros organizacionales. Descripción y clasificación de los cargos. Desarrollo humano. Sistema de evaluación y control. En esta etapa se encontraron varias pautas que ayudaron a desarrollar el proyecto, además se analizó todo el sistema de desarrollo humano y de evaluación del personal, el cual es muy actualizado y, desarrollando, adicionalmente los cuadros organizaciones fueron de mucha ayuda en la elaboración del derrotero de entrevistas a los funcionarios de la Secretaría de Hacienda. Para terminar, se realizó la propuesta de una herramienta gerencial a los funcionarios de la Secretaría de Hacienda, que contribuya al mejoramiento de su labor diaria y además al cumplimiento de las metas y objetivos que se traza el Secretario de Hacienda. Manual de funciones. Manual de procedimientos. Normas preliminares de control interno. Esta propuesta fue el objeto de este trabajo y se realizó de una manera seria y responsable. Es importante para los funcionarios y los directores la implementación de dichos manuales.
Table Of Contents: Pág. Introducción 14 1. Descripción del problema 17 2. Delimitación 19 2.1 Espacial 19 2.2 Temporal 19 3. Justificación 20 4. Objetivos 21 4.1 General 21 4.2 Específicos 21 5. Marco teórico 22 5.1 Reseña histórica 22 5.2 Bases teóricas 24 5.2.1 Marco legal 24 5.2.2 Marco conceptual 25 6. Hipótesis 31 7. Variables 32 8. Metodología general del trabajo 34 8.1 Tipo de estudio 34 8.2 Método de estudio 34 8.3 Fuentes y técnicas de recolección de información 35 8.3.1 Primarias 35 8.3.2 Secundarias 35 9. Población 36 10. Aspectos administrativos 37 10.1 Talento humano 37 10.2 Recursos técnicos 37 10.3 Recursos institucionales 37 10.4 Recursos financieros 38 10.5 Cronograma de actividades 38 11. Diseño de análisis 39 12. Diagnóstico 40 12.1 Factores de éxito 40 12.2 Factores de fracaso 41 12.3 Identificación de fuerzas ambientales 41 de la organización 41 13. Análisis 45 13.1 Descripción y clasificación de los cargos 45 13.2 Desarrollo humano 47 13.3 Sistema de evaluación y control 48 14. Propuesta 50 14.1 Manual de funciones 52 14.2 Manual de procedimientos 107 14.3 Normas preliminares de control interno 145 14.3.1 Definición 145 14.3.2 Objetivos del manual de control interno 145 14.3.3 Políticas y componentes para un manual de control interno 145 14.3.4 Componentes del manual de control interno 146 14.3.5 Contenido de un manual de control interno 147 14.3.6 Requisitos básicos para elaborar un manual de control interno 147 14.4 Estrategias planteadas para la implementación de los manuales de funciones y procedimientos 149 15. Conclusiones 150 16. Recomendaciones 151 Bibliografía 153
Program: Administración de Empresas
Headquarters: Medellín
Publisher: Universidad Cooperativa de Colombia, Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables, Administración de Empresas, Medellín y Envigado
Type: Trabajos de grado - Pregrado
Citation: Londoño López, W. (2003). Diseño de los manuales de funciones y procedimientos de la secretaría de hacienda del municipio de Envigado. (Tesis no publicada). Universidad Cooperativa de Colombia. Medellín, Colombia.
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