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Title: Análisis y rediseño de los procesos administrativos para el centro empresarial educativo - cemped.
Author: Prisco Vásquez, María Elsy
Issue Date: 15-Jul-2002
Advisor / Validator: Montoya Orozco, Rubén Darío
Arboleda Gamboa, Nubia Amparo
Keywords: Centro empresarial educativo cemped
Cemped
Organización administrativa
Planeación estratégica
Plan de mercadeo
Diagnostico estructural
Mejoramiento continuo
Plan de acción
Procedimientos administrativos
Recursos humanos
Manuales de funciones
Manuales de procedimientos
Indicadores de gestión
Control de gestión
Description: Desde hace algunos años las instituciones de educación superior formal y no formal se han visto en la necesidad de adoptar modelos administrativos que les permitan optimizar sus recursos y además dar una respuesta ágil y oportuna a todas las necesidades y expectativas del cliente interno y externo frente a los servicios que se le ofrecen. Para tal fin fue necesario evaluar la estructura organizacional del CENTRO EMPRESARIAL EDUCATIVO – CEMPED, donde se determina en forma clara los niveles de autoridad, responsabilidad y comunicación de las áreas y los procedimientos vigentes del área administrativa, operativa y financiera para posteriormente proceder a reestructurarlos en caso de que no cumplan con las condiciones y especificaciones requeridas dentro de la administración actual, debido a que su subsistencia en el medio, depende directamente de la calidad de la preparación que se presta a la comunidad estudiantil y de la forma en que optimice los recursos económicos que posee. Por tal motivo, se elaboro un análisis de la estructura administrativa en el CENTRO EMPRESARIAL EDUCATIVO – CEMPED, seguido de un estudio exacto, que permita una reestructuración administrativa, con el objetivo de mejorar los procesos administrativos y operativos haciéndolos ágiles, dinámicos y oportunos; y buscando siempre la optimización de los recursos implicados. Se utilizó un tipo de estudio de carácter descriptivo, donde se describen de modo sistemático cada una de las características de los procesos y así reconocer más a fondo las funciones de las áreas administrativas, operativas y financieras y aplicando el método de síntesis y análisis se estableció un punto de partida de un proceso orientado hacia la búsqueda de un análisis, desarrollando nuevas herramientas para obtener una mayor eficiencia, eficacia y efectividad en el proceso administrativo de la entidad. Esto se logró a través de entrevistas con los directivos y empleados del CENTRO EMPRESARIAL EDUCATIVO – CEMPED, apoyados en la información recopilada de documentos y revistas. Corresponde a las directivas retomar esta propuesta como parte de los lineamientos iniciales de la nueva administración y por qué no, como base para la estructuración en la manera de realizar las tareas adecuadamente por el personal y de esta forma contribuir al proceso de renovación de la estructura administrativa, operativa y financiera y el logro de los objetivos por parte de la institución.
Abstract: En el desarrollo del trabajo se hizo un análisis al detalle de la estructura administrativa actual del CENTRO EMPRESARIAL EDUCATIVO CEMPED; para confrontar cambios y organizar los recursos humanos, técnicos y financieros con que se cuenta en el momento para hacerlos más eficientes, evitando así los procesos empíricos que se han venido realizando hasta ahora; suscitando con ello el riesgo a desaparecer. Para cumplir con las expectativas del cuerpo administrativo y directivo de la Institución objeto del estudio, se partió del análisis de archivos y documentos que permitieran establecer las falencias de la estructura administrativa para poder determinar los factores que inciden negativamente sobre los procesos, y que han llevado a crear una confusión administrativa en la Institución sin que se pueda responsabilizar a nadie de tales hechos debido a que en la empresa a la fecha no se tiene una asignación clara de funciones y responsabilidades para cada una de las personas que están vinculadas al CENTRO EMPRESARIAL EDUCATIVO CEMPED; estos hechos han generado perdidas económicas para la organización y oportunidades en el mercado. Posteriormente, se realizaron entrevistas a las diferentes personas que pertenecen a la Institución con el propósito de garantizar que las decisiones que se tomen sobre las diferentes alternativas planteadas produzcan los mejores resultados y se asimilen de manera adecuada y clara para lograr los objetivos propuestos. El trabajo presenta como resultado final una nueva estructura organizacional y administrativa que permitirá optimizar las actividades de la institución, y así el CENTRO EMPRESARIAL EDUCATIVO - CEMPED, podrá brindar confiabilidad y seguridad a sus empleados y clientes, y a todo el que este vinculado directa o indirectamente con ella. Con el diseño de los manuales de funciones y procedimientos se establecieron procesos claros y lógicos como un paso previo para lograr que se minimicen los riesgos inherentes al desarrollo de las diferentes actividades, y por este medio garantizar la magnitud del compromiso que involucra la toma decisiones con los procesos de control; con el propósito que el cuerpo docente y los estudiantes agente principal del desarrollo y crecimiento de la institución comprenda y asimile de manera adecuada y clara los objetivos de ésta y sus beneficios.
Table Of Contents: Resumen Introducción 1. Descripción del problema 15 2. Delimitación 18 2.1 Espacial 18 2.2 Temporal 18 3. Justificación 19 4. Objetivos 21 4.1 Objetivo general 21 4.2 Objetivos específicos 22 5. Marco teórico 23 5.1 Reseña histórica 23 5.2 Bases teóricas 26 5.2.1 La organización y su administración 26 5.2.1.1 Empresa 27 5.2.1.2 Administración 27 5.2.1.3 Planeación 27 5.2.1.4 Organización 28 5.2.1.5 Dirección 28 5.2.1.6 Control 29 Pág. 5.2.2 La estructura organizacional 32 5.2.2.1 La responsabilidad 32 5.2.2.2 La diversidad 33 5.2.3 El manual de funciones una herramienta para racionalizar las actividades de la empresa. 33 5.2.4 Control interno 34 5.2.4.1 La estructura organizativa 35 5.2.4.2 Las políticas y procedimientos operativos 35 5.2.4.3 Definición 35 5.2.4.4 Objetivos del control interno administrativo 36 5.2.4.5 Procesos 36 5.2.4.6 Políticas 37 5.2.4.7 Descripción de puestos 37 5.2.5 El control interno en las pequeñas empresas 38 6. Variables e indicadores 42 7. Metodología general del trabajo 43 7.1 Tipo de estudio 43 7.2 Métodos 43 7.3 Fuentes y técnicas de recolección de información 44 7.3.1 Fuentes y técnicas primarias 44 7.3.2 Fuentes y técnicas secundarias 44 8. Población 45 9. Aspectos administrativos 46 Pág. 9.1 Recurso humano 46 9.2 Recursos técnicos 46 9.3 Recursos institucionales 47 9.4 Recursos financieros 47 9.5 Cronograma de actividades 48 10. Diseño de análisis 49 11. Diagnóstico de la situación actual de la empresa 52 11.1 Diagnóstico interno 52 11.2 Análisis de resultados 60 11.3 Matriz dofa 64 11.3.1 Debilidades 66 11.3.2 Oportunidades 72 11.3.3 Fortalezas 76 11.3.4 Amenazas 82 11.3.5 Interpretación de la matriz DOFA 85 12 Propuesta para la estructura administrativa 89 12.1 Estructura organizacional ideal 89 12.2 Organigrama 89 12.3 Misión y visión 91 12.3.1 Principio fundamental 91 12.3.2 Misión 91 12.3.3 Visión 92 12.4 Políticas y estrategias 92 Pág. 12.4.1 Políticas 92 12.4.2 Estrategias 96 13. Propuesta organizacional 98 13.1 Manual de funciones 98 13.1.1 Funciones de la junta de socios 100 13.1.2 Funciones del gerente 102 13.1.3 Funciones del director general 105 13.1.4 Funciones de la dirección académica 109 13.1.5 Funciones del coordinador de área 114 13.1.6 Funciones de los docentes 119 13.1.7 Funciones de los practicantes 121 13.1.8 Funciones del director de práctica empresarial 124 13.1.9 Funciones de la dirección comercial 126 13.1.10 Funciones de la secretaria comercial 130 13.1.11 Funciones de la secretaria general 131 13.1.12 Funciones del área de servicios generales, mensajería y vigilante 137 13.2 Manual de procedimientos 140 13.2.1 Definición y objetivos 140 13.2.2 Procedimiento para el área de recepción 142 13.2.3 Procedimiento para la atender quejas y reclamos 149 13.2.4 Procedimiento para compras 152 13.2.5 Procedimiento para la selección de personal 158 13.2.6 Procedimiento para el pago de la nómina 163 Pág. 13.2.7 Procedimiento para archivo y manejo de documentos 168 13.3.7 Procedimiento para pago a proveedores 173 13.3.8 Procedimiento para pago de aportes fiscales y parafiscales 178 13.3.9 Procedimiento para el manejo de inventarios 183 14. Manual de convivencia 189 14.1 Preámbulo 189 14.2 Acuerdo o1-a del 22 de septiembre del 2001 191 15. Mecanismo de control 254 15.1 Sistemas de control 255 15.2 Componentes del control 259 15.2.1 Requisitos del control 261 15.2.2 Importancia del control 263 15.2.3 Tipos de errores e irregularidades con que se enfrentará el Centro empresarial educativo - cemped 264 15.2.4 Estrategia evaluativa 265 15.2.5 Limitaciones inherentes al control 267 15.3 Indicadores de gestión 268 15.4 Clases de indicadores 271 16. Conclusiones 275 Recomendaciones 280 Bibliografía 289
Program: Administración de Empresas
Headquarters: Medellín
Publisher: Universidad Cooperativa de Colombia, Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables, Administración de Empresas, Medellín y Envigado
Type: Trabajos de grado - Pregrado
Citation: Prisco Vásquez, M. E. (2002). Análisis y rediseño de los procesos administrativos para el centro empresarial educativo - cemped. (Tesis no publicada). Universidad Cooperativa de Colombia. Medellín,Colombia.
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