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Title: Estructura orgánica, manual de funciones, procedimientos y portafolio de servicios para la cooperativa especializada en educación gaspar de rodas.
Author: Ruíz Alfonso, Luis Guillermo
Issue Date: 24-Sep-2002
Advisor / Validator: Carmona López, Rafael Jaime
Garro Arango, Alonso de Jesús
Keywords: Cooperativa Gaspar de rodas
Cooperativas de educación
Economía solidaria
Cooperativismo
Portafolio de servicios
Organización administrativa
Manuales de funciones
Manuales de procedimiento
Servuccion
Description: Esta es una época en que las empresas practican mecanismos que les permitan la optimización de recursos y su permanencia en el mercado. Ante todo esto, se presenta en el proyecto una perspectiva complementaria distinta. Se sostiene que en la COOPERATIVA ESPECIALIZADA EN EDUCACIÓN GASPAR DE RODAS, se necesita de manera inmediata un cambio en su estructura orgánica. Al contemplar estos cambios, se puede considerar que en el corto plazo presentarían inestabilidad, derrumbamiento y desastre. Pero si retrocede un poco para disponer de mayor perspectiva acaban evidenciándose varios aspectos e irregularidades que, de otro modo, pasan inadvertidos y no permiten garantizar eficiencia y eficacia en las actividades y servicios de la Cooperativa. En primer lugar, muchos de los cambios que plantea la nueva estructura orgánica esbozada en el objetivo general del proyecto no son independientes entre sí; y el diseño de los manuales de funciones y procedimientos son, de hecho, parte de un proceso mucho más amplio: la reestructuración de la COOPERATIVA ESPECIALIZADA EN EDUCACIÓN GASPAR DE RODAS. Al realizar un diagnóstico de la estructura administrativa de la Cooperativa y al hacer un análisis de la organización comercial, se plantea una respuesta coherente y eficaz a los propósitos de la Organización. Por esta razón, los manuales de funciones y procedimientos y el portafolio de servicios son una herramienta de reestructuración a gran escala. Describe los viejos procesos, en los que se ha movido la Cooperativa hasta el momento, y presenta unos manuales con nuevas estructuras, que constituyen un reto a todo lo que hasta ahora se daba por sentado. Así, pues, a medida que se vayan implementando los manuales diseñados y vayan desplegándose dentro de las diferentes áreas de la Cooperativa, se encontrarán los beneficios que se esbozaron en los diferentes objetivos del proyecto. Sin embargo, aunque la nueva estructura orgánica exige la realización de ciertos cambios, se hace hincapié en los beneficios sociales y personales, en las ventajas competitivas, igualmente importantes. La gran conclusión del proyecto, como ya se habrá advertido, es la de garantizar la optimización de los recursos de la Cooperativa y su permanencia en el medio, con la aplicación de una nueva estructura orgánica que plantea resultados fructíferos. La nueva estructura orgánica, por tanto, es una aplicación de un cambio en la organización administrativa y operativa y que producirá beneficios en el mediano y largo plazo. La idea del proyecto no es sólo que sea un instrumento para organizar, sino que también pretende ayudar a superar los contratiempos que conlleva el cambio en las actividades y procedimientos actuales. La amplia extensión de este tema y la comprensión de que ningún conocimiento puede ser completo y ninguna comparación perfecta lleva a la aplicación de herramientas organizacionales, permitirán al recurso humano de la Cooperativa adquirir una concepción más clara de la gigantesca ola de cambios que generará la reestructuración orgánica planteada en el proyecto, y adquirir agilidad en el manejo de los manuales de funciones y procedimientos. Esta es la razón que motivó la elaboración del proyecto en la COOPERATIVA ESPECIALIZADA EN EDUCACIÓN GASPAR DE RODAS, el cual servirá como instrumento para facilitar el mercadeo y el posicionamiento de su imagen, logrando ofrecer mejores servicios educativos a la comunidad.
Abstract: El proyecto que se presenta bajo el título estructura orgánica, manual de funciones, procedimientos y portafolio de servicios, aplicada a la cooperativa especializada en educación gaspar de rodas es el fruto de las investigación que se ha venido desarrollando desde hace varios meses en la Cooperativa. Se considera que dicho proyecto permite mejorar de manera óptima cada uno de los procesos y procedimientos, siguiendo el camino trazado por los lineamientos presentados por el autor y que está indicando cómo lograr que este sea fructífero, con el fin de alcanzar conocimientos más profundos sobre la estructura orgánica de la Cooperativa y su funcionalidad para adquirir y mantener su posicionamiento en el medio. La estructura orgánica, el manual de funciones, procedimientos y portafolio de servicios, en su calidad de herramienta administrativa y operativa, considera de importancia, dar a conocer la conclusión del diagnóstico sobre los resultados reales de los procesos y actividades realizados en la Cooperativa. Así mismo se proponen algunas recomendaciones necesarias, con el fin de garantizar el acceso oportuno y adecuado de la población asociada y/o usuaria al disfrute de los derechos reconocidos por la organización en materia de cooperativismo. El diagnóstico permite reconocer la problemática de la estructura organizacional de la Cooperativa centrado en aquellos aspectos que impiden garantizar eficiencia y eficacia en los procesos que se realizan al interior de la Organización. Permitió además, determinar los elementos respecto de los cuales la Cooperativa necesita mayor conocimiento y capacitación para ejercer efectivamente sus actividades, con el objeto de superar la situación actual. Así mismo, señaló algunas áreas en las cuales la Cooperativa debe colocar atención para evitar irregularidades y falencias en los procesos. En la práctica empresarial se tuvo como objetivo general diseñar una estructura orgánica, manual de funciones y procedimientos funcional y el portafolio de servicios que le permita a la Cooperativa tener alternativas de competitividad en el medio; para lograr una mejor prestación del servicio. Este proyecto sirve de base para hacer recomendaciones tanto a las áreas administrativas como a las operativas que intervienen en la optimización de recursos y mejoramiento del servicio. Es útil además, para fomentar la difusión de los derechos y deberes de los usuarios y/o asociados.
Table Of Contents: Introducción Resumen 1. Descripción del problema 25 2. Delimitación 26 2.1 Delimitación espacial 26 2.2 Delimitación temporal 26 3. Justificación 27 4. Objetivos 29 4.1 Objetivo general 29 4.2 Objetivos específicos 29 5. Marco teórico 31 5.1 Reseña histórica 31 5.2 Bases teóricas desde el aspecto solidario 35 5.3 Primeros acontecimientos cooperativos en el mundo 36 5.3.1 Los inicios del movimiento cooperativo 37 5.3.2 El cooperativismo en América Latina 39 Pág. 5.3.3 El cooperativismo en Colombia 40 5.3.4 Etapas del desarrollo cooperativo 45 5.3.5 Datos históricos importantes 49 5.4 Bases teóricas desde un modelo administrativo y la gestión de servicio 53 5.4.1 Modelo administrativo 53 5.4.2 Portafolio de servicios 55 5.4.2.1 Servucción 56 5.4.2.1.1 Elementos del sistema de servucción 57 5.4.2.1.2 Las dimensiones de la calidad de los servicios 60 5.4.2.3 Los indicadores de efectividad del servicio 61 5.4.2.4 La planeación estratégica del servicio 62 6. Variables e indicadores 65 7. Metodología general del trabajo 67 7.1 Tipo de estudio 67 7.2 Métodos de estudio 67 7.2.1 Deductivo 67 7.2.2 Análisis 67 7.2.3 Síntesis 68 7.2.4 Inducción 68 7.3 Fuentes y técnicas de recolección de información 7.3.1 Fuentes y técnicas primarias 69 7.3.2 fuentes y técnicas secundarias 69 8. Aspectos administrativos 71 8.1 Recursos humanos 71 8.2 Recursos técnicos 71 8.3 Recursos institucionales 72 8.4 Recursos financieros 72 8.5 Cronograma de actividades 73 9. Diseño de análisis 74 10. Diagnóstico de la situación actual de la cooperativa gaspar de rodas 77 10.1 Diagnóstico interno 77 10.1.1 Diagnóstico de la situación actual 84 10.1.2 Propuesta administrativa 84 10.1.3 Portafolio de servicios 84 10.2 Análisis de resultados de la matriz dofa 86 10.3 Matriz dofa 88 10.3.1 Debilidades 90 10.3.2 Oportunidades 93 10.3.3 Fortalezas 96 10.3.4 Amenazas 100 10.3.5 Interpretación de la matriz Dofa 104 10.4 Matriz Peea 107 10.4.1 Gráfico de la matriz Peea 110 10.4.2 Análisis de resultados de la matriz Peea 111 Pág. 11. Propuesta administrativa de la cooperativa 118 10.3.4 Evaluación cualitativa basada en procesos de servucción 118 11. Propuesta de modelo administrativo y portafolio de servicios 118 11.1 Estructura organizacional ideal 118 11.2 Organigrama 118 11.3 Misión y visión 120 11.3.1 Visión 120 11.3.2 Misión 120 11.3.3 Objetivos generales 121 11.3.4 Estrategias 122 11.3.5 Políticas generales 126 11.3.6 Recursos 127 11.4 Manual de funciones para la cooperativa especializada en educación gaspar de rodas 128 11.4.1 Asamblea General 130 11.4.2 Consejo de Administración 133 11.4.3 Presidente del Consejo de Administración 139 11.4.4 Vicepresidente del Consejo de Administración 140 11.4.5 Secretario del Consejo de Administración 140 11.4.6 Gerente 141 11.4.7 Revisor Fiscal 144 11.4.8 Junta de Vigilancia 146 11.4.9 Comité de Administración del Centro Docente 149 Pág. 11.4.10 Comité de Educación 151 11.4.11 Comité de Solidaridad 153 11.4.12 Comité de Suministros 155 11.4.13 Comité de Crédito 156 11.4.14 Rector 157 11.4.15 Coordinador 158 11.4.16 Secretaria Académica 162 11.5 Manual de procedimientos para la cooperativa especializada en educación gaspar de rodas 165 11.5.1 Plan de acción para la implementación de los manuales de procedimientos. 166 11.5.2 Simbología 177 11.5.3 Procedimiento para recepción 172 11.5.4 Procedimiento para atención al cliente 183 11.5.5 Procedimiento para atención al asociado 191 11.5.6 Procedimiento para quejas y reclamos 200 11.5.7 Procedimiento para compras 206 11.5.8 Procedimiento para selección de personal 216 11.5.9 Procedimiento para nómina 225 11.5.10 Procedimiento para mensajería 234 11.5.11 Procedimiento para archivo y manejo de documentos 247 11.5.12 Procedimiento para conciliación bancaria 255 11.5.13 Procedimiento para realizar asientos contables 265 11.5.14 Procedimiento para manejo de comprobantes 271 Pág. 11.5.15 Procedimiento para flujo de efectivo 278 11.5.16 Procedimiento para elaboración de presupuesto 285 11.5.17 Procedimiento para manejo de caja general 294 11.5.18 Procedimiento para manejo de caja menor 301 11.5.19 Procedimiento para manejo de bancos 312 11.5.20 Procedimiento para pago a proveedores 322 11.5.21 Procedimiento para manejo de recaudos 333 11.5.22 Procedimiento para manejo de aportes fiscales y parafiscales 343 11.5.23 Procedimiento para manejo de inventario 351 11.5.24 Procedimiento para manejo de créditos 359 11.5.25 Procedimiento para manejo de cartera 371 11.5.24 Procedimiento para manejo de publicidad 378 12. Portafolio de servicios 387 12.1 Definición 387 12.2 Diseño de logotipo 389 12.3 Elaboración de la oferta de servicios 389 12.4 Evaluación basada en los procesos de servucción 402 12.4.1 Servucción 402 12.4.2 El proceso de producción de servicios 402 12.4.3 Qué se entiende por servicios. 403 13. Conclusiones 406 Pág. Recomendaciones 411 Bibliografía 419
Program: Administración de Empresas
Headquarters: Medellín
Publisher: Universidad Cooperativa de Colombia, Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables, Administración de Empresas, Medellín y Envigado
Type: Trabajos de grado - Pregrado
Citation: Ruíz Alfonso, L. G. (2002). Estructura orgánica, manual de funciones, procedimientos y portafolio de servicios para la cooperativa especializada en educación gaspar de rodas. (Tesis no publicada). Universidad Cooperativa de Colombia. Medellín, Colombia
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